很多印刷公司已取得ISO9000证书，目的不外乎证明其品质管理已达认可标准，及藉此作迈进「全面优质管理TQM」的第一步。其它如「五常法」、「6Sigma」、「品质圈」等亦是朝着TQM的理念进发。
很多人都认同ISO9000确实帮他们改善了产品质素，并订立了产品标准指引。一系列工作文件、监察书等，令日常生产运作，达到指定水平。可是，ISO只可维持已定的质量水平，并不能令公司不断改进，并达到「全面优质管理(TQM)」的目标。当然，笔者曾经介绍过6Sigma等方法都能达到TQM的目标，但所谓知易行难，而且另外再花大量资源开发，以印刷行业的人力和财力而论，是否负担得来，也成疑问。
事实上，ISO文件的「生产日报表」为我们提供很多有用数据，作为分析及改善产品之用。以往，我们多会收集「生产日报表」的数据，制成不同的饼形统计图(Pie Chart)，算作交代。内容不外乎：坏机xx小时(占xx%)，等物料xx小时(占xx%)，维修xx小时(占xx%)等。这些图表对分析及解决问题，起不了很大作用。面对这些报表，有捉到鹿不懂脱角之感。本文的目的，就是利用「生产日报表」的数据，以SPC(Statistical Process Control)方法，分析及解决问题。所谓SPC，指利用统计原理找出问题。其中Excel已有这些现成的软件，我们可利用它写程序，建立自己的分析工具。
1)印刷机的表现
在ISO要求下，每台印刷机都必须填写近似以下内容的「生产日报表」。如果将其中一台印刷机整个月的停机时间制成图表，我们很容易发现各种问题，然后对症下药。
从下图可见，分别在10月2至4日及10月17至18日，公司都花了很多时间在转换油墨上，理由是客人要求「睇色」，但颜色却达不到他们要求，所以要不停转色及转墨，结果是浪费了时间在这些工夫上。
要寻求解决方法，不妨先想想以下问题：
－客户服务部职员是否先了解客人要求，并与印刷部门达成共识后才付印？
－印刷部是否水平不足以致未能达到客人要求？
－印刷纸张是否没有「色差」而导致「不对色」的问题？
－客人是否要求过高而引致浪费？报价时，这些浪费是否亦一并计算在成本以内？
从10月9至12日，每天都花去半小时至一小时于解决漏机油的问题上。但于19日，事情再发生，并在22日共花4小时解决问题。
同样，我们可循对下列问题的思考，寻求解决办法。
－维修或保养公司职员是否未达要求，以致再有另一次维修？
－于第一次漏油时花4小时仔细修理，是否比每天浪费1/2小时到1小时(共5小时)维修好？
－在定期保养时更换有问题的零件，是否比如此浪费时间更好？
－是否已有适当渠道向印刷部同事反映机器情况，并把问题解决，而不须每次也花4天才把问题解决？
整个月的星期天和星期一都发生等纸和锌片的问题，可在其它日子此情况并不严重。
尝试反问自己以下问题：
－皇岗口岸是否逢星期五均堵车，令走纸迟缓？
－管理层放假时，操作职员是否缺乏监管，又或缺乏决断能力，导致等纸、等锌版等现象？
－管理人员放假前，是否没有适当安排好所有工作，因而引致混乱？
分别在10月1、8、10、22、29日都发生技术问题，引致停机。其主要原因不外是套位不良和压力调校的问题，从中我们可以归纳以下两点：
－以上日期都发生在每个星期一，亦正是机长放例假，而二车代任其职之时。
－以上数据正表示二车长并未达到要求的水平，因而产生上述问题。
解决方法：
－一方面加强二车长的训练，并加以警告，或由其它人代替其位，当机长放假时，其它机长必须协助并作指导。
套印不良和压力调校引致停机的问题上，可发现由10月上旬每更花1小时改善；到10月下旬，每更花半小时。考其原因，并非操作人员技术改进或机器改良，而是：
－10月中早更和夜更操作人员工作时间交替，由此证明夜更同事操作水平较早更强。假如有几个月的数据，更可肯定此推论。
解决方法：
－早更同事必须加强训练和受警告。
利用「生产日报表」作机与机的比较
如果印刷房共有四台同样型号的印刷机，而我们只集中在换水辘套作例子研究，一般来说，每两星期便必须换水辘套一次，见下图：
－概括而论，机器A与C都能够达到要求。可是，机器A每次要花四个小时更换。相反，机器C每次只花两个小时。经过考证，原来机器C操作员每次都协助维修同事更换水辘套，所以时间亦节省不少。由此证明，机器C员工在工作上有责任心和团队精神。
－从图表中发现，机器D在本月共换了六次水辘套，超出其它机器三倍。究其原因，原来操作人员技术并未达水平，引致机器损坏，并常需更换水辘套。
－对机器B来说，本月已有三次由于水辘事故引致的停机，而每次都花上三天时间。经过考证，并非操作员技术水平不足，而是机器B的水辘系统发生问题，而且并未完全维修适当。
－综合而言，各机器的停机原因皆可利用以上方法测试和分析。
－以上方法除了监察操作、维修人员和机器性能的水平外，亦可监察零件的可靠性和耐用性。
利用「生产日报表」改善印刷房的生产效率
利用第二节的生产日报表数据，我们可以算出其效率，其效率结果同时亦可和其它机器作比较。
有人会怀疑在印刷房有不同型号机器，Roland 900必定比蓝壳效率高，而换版次数，如长版比短版效率高，所以很难作客观的评价。可是，如果我们给每部机器一个指标，通过以下方法，便不难作出客观生产效率评价。再把所有效率作综合分析，便可得出结论。
从以上报表得知，二号机更在1月1日印了29,500张，总共换了五次版，其中三次要转墨。此外，生产报表亦记录了两小时的坏机时间。
－如果我们的指标是每小时印8,000张，每小时有3,600秒来说：3,600秒／8,000张=0.45秒／张，也就是说，根据指标，必须0.45秒印一张。
－假定容许换墨时间指标为1.5小时(包括换版)，换版的指标为半小时。「生产报表」三次换墨和两次换版。所以，所有换版、换墨共花了5.5小时〔(1.5小时x3次换墨)+(0.5小时x2次换版)＝5.5小时〕。另一方面，在一更12小时里，其中5.5小时是非生产性的换版转墨，只有6.5小时是正常生产。