优思学院｜3步法推行目视化管理，创造一目了然的工作环境

大家试想一下把工作场所与正在行驶的汽车进行比较，您能想象汽车中的驾驶席前没有仪表板吗？

究竟现在是否超速？还是速度过慢已经被人超车落后，甚至没油或是胎压异常等等，通通都看不到。

单靠驾驶者的感觉、经验来握着方向盘向目标迈进，你觉得这样的驾驶可靠吗？发生意外的风险大不大？

“最近我们公司客戶诉案件好像多了，自己小心注意一点。”
“最近订单比较多，现场人员们要好好加油！”
“这个月我们业绩一定要比上个月好！”

优思学院曾指出，大多数企业辅导会议中听到高阶主管勉励员工时，总会说出上面这样的勉励之词，但我总是会觉得少了一点什么，因为组织的资讯情报未能即时共享，因此让“第一线的问题，无法早期发现、早期治疗。

究竟公司上级和下级之间可否不需要你问我答、一搭一唱， 所有资讯都能够公开透明地在现场以简单易懂的方式呈现出来， 就算不用问，用看的也能够看懂呢？ 其实这就是“目视化管理”的目的。

然而，要怎么在自己公司或单位内部推动目视化管理呢？大家可以试着按照下面所述的三个步骤进行。

一・锁定公司关键的目标

关键的目标，意义和六西格玛[1]中的CTQ的意义相似，就是公司至关重要的绩效指标。

就好像现代人的知识焦虑症一样，我知道大家总是贪心地想要在工作中做到全知全能，但是你不是上帝。我们能做的是依循公司年度方针、季目标等具体绩效指标，锁定重点主动出击。

例如有过往辅导企业，他们曾在某一季列出的改善重点是缩短生产线换线换模的速度，并且挑战五分钟内完成。因此生产线最终站的上方就设置了一个LED灯的倒数计时器，每当该品项的最后一个产品完成时，倒数计时器就会启动，工作人员们就能够依循着时间的限制完成各自负责的换线换模作业。

透过这样的倒数计时器，当你在作业时就能够有一个参照准则， 当时间剩下三分钟时我应该要把旧的模具给拆卸下来，当时间剩下 一分钟时新模具应该已经要装好，准备要调整设备参数。

二・如何呈现即时数据

有位老师向我们说，他很常在授课时讲个真实的笑话，许多公司要判断现场工作人员要不要加班，资讯不是掌握在现场组长手上，也不是课长，更不可能是经理。那你猜猜看是谁？

答案是文员小姐最清楚，因为下午四点多文员就会到现场问大家说晚上有没有要加班？很多上课的学员笑着笑着就哭了，因为这代表着公司重要资讯更新频率的严重落后。也许你可以像这家公司一样，透过每小时定期的填写生产数据，让大家知道现在进度是超前、刚好还是落后？

如果遭遇落后情况，班组长也需填写是因为遭遇何种原因造成， 作为后续改善依据。


三・从目视化的结果指示行动计划

目视化管理，是希望透过各种道具、图表等方式， 将资讯做视觉化呈现。

很多企业的确也都能做到这点。但是“目视化”终究只是种手段， 真正需要的是“管理”，也就是我们看完后需要怎么做才是重点。

例如管理者在现场张贴了关于本月份每日不良品数量变化的图表，每日高高低低、此消彼长的变化，大多数的人是不会放在心上的！但如果在图表上有着明确的行动指标“不良率目标2%”，那么大家就知道今天不良率5%远高于目标，要赶紧找出是在人员、 设备、物料、作法上出了什么问题。可以利用鱼骨图，分析问题原因所以目视化管理希望能够显示异常，更重要的是当异常真正发生时，给予大家明确的行动指示。

“有共识才能够共事”，然而对于公司从上到下的每个人来说，最基本的共识应该来自于对于工作环境一致的认知，而员工对工作环境的认知，也是员工动力的其中一个重要来源，所以目视化管理就是一个简单却又明确的作法，也是一个激励员工的方式。


不论是谁，到了哪一个单位的现场，都能够清楚知道这个单位的 即时状况，就好比开车时的仪表板清楚载明现在时速、引擎转速， 我们就能依此判断是否超速，同时也能针对接下来开车是否要加快或放慢在油门增减上有所反应。