【那些年】那份用WPS打出来的体系文件的背后故事

【那些年】那份用WPS打出来的体系文件的背后故事

前些日子，为了工作需要，我找出了十五年前我第一个单位的《质量手册》和《程序文件汇编》（注：作为当时离职的纪念，同事送我的，并特定盖了“非受控”章）。这两本资料，勾起了对那段往事的回忆。想不到，6sigma网恰在此时有相关的征文，正好，这刺激我把它记录下来。
尽管是十五年前的事了，但是，回想起来，还是历历在目。我是一九九六年大学毕业的，被分配到了这个代号为394的工厂。在经过大约半年的工厂见习后，我被推荐到工厂的质量管理处，和另外3位同事（其中一位是处长关处）一起编制工厂的第一版ISO9001标准体系文件。尽管这项工作只有大约短短的半年，但这，使我今生，与质量结了不解之缘。
我到质量管理处的时候，其实体系文件的草稿都已经大体完成了。但是，那个时候，尽管是在北京，我想，也是十有八九的人没怎么用过电脑，所以，所有的文件都是大家用笔写出来的。另外，由于初次建立ISO9001质量体系，在那个时候，大家都没什么经验，因此，反复修订文件也就是必然的。我当时的工作，主要就是辅助另一位同事把手写的程序文件输入到电脑里，并将纸面草稿的修订意见同步在电脑里进行修改、排版。
在今天，用惯了Microsoft、用惯了各种智能输入法的人，可能很难知道当时的情况。那个时候，我们没有Word，只有Dos系统下的WPS；没有智能输入法，只有全拼或者王码五笔。Dos系统下的WPS的排版功能，远无法与今天微软的软件相比，所以，排版上花费了很多的时间。这相对来说，还不算是困难，对我来说，最大的困难就是输入法的事了。那年月的大学生，能摸到几回电脑就算不错了，我哪里会什么王码五笔啊？所以，我只能用全拼来打字。另外加上我是一个南方人，对于拼音，本身掌握就不好，所以，还有很多文字，就根本不知道正确的拼音。这种情况下，可以想像，我的打字速度会有多慢。
有一天晚上，我一个人在办公室加班往电脑里输入文件。工厂的总工兼管理者代表罗总来视察工作，看到我一分钟最快也不过才打出十来个字时，一个劲地摇头。第二天，我们处长就找到我：“罗总说了，如果你的打字速度那么慢，就不让你做这事了。”说真的，做不做这事，对当时的我来说，真的不重要，但是，工作不能被领导认可，反被批评，这是我感到惭愧和无法接受的。于是，我开始向另一个同事学五笔输入法。
在压力的作用下，学习的动力就是足，大约学了一两周，我就基本上可以用五笔打出绝大部份汉字了。说真的，我没有背过五笔口诀，全是靠这种压力和打字工作练出来的。尽管与现在比，当时打字速度还是相当的低，但是与全拼相比，五笔的打字速度还是快多了。于是，我得以在质量管理处继续呆下去，并且，打字速度还得到了罗总的表扬。
那个时候，ISO9001标准刚刚形成不久，引入国内的时间就更短，所以，不仅是建立质量体系的单位没经验，就是咨询和审核老师的经验也是很有限的。在这种情况下，我们编制文件不得不小心翼翼，别说一些程序文件的缺陷，就是打错了一个错别字，或者行距有些小偏差，我们都得订正。正因为此，从第一版完整的文件样本到最后正式发布的体系文件，我们对其所进行的全面审查和返工不计其数。
可能我原本就是一个比较追求完美的人，在经历了那次质量体系文件编制工作之后，我形成了所谓的完美型的性格。以致于在后来的单位里，我往往对质量体系文件的粗糙情况感到很难接受。这是后话。
就像前面说的，那个时候，我们的处长，以及另外两位同事，对待工作，不仅是文件的正确性，而且在其他方面，也都非常严谨、非常认真。从他们的身上，我深深体会了质量人的严谨风格。这也是我为何今天会辗转着从事质量工作的最主要原因。
如今，由于忙于各自的奔波，我早已与这几位同事不再有联系。但是，在我的记忆里，仍然忘不了这段难得的经历和我的3位同事----关YJ处长、王ZW、张YJ（为了隐私，我不能把他们的名字写上）。
这就是那份用WPS打出来的质量体系文件所牵引出来的背后故事。