苦闷！关于设计变更单的追踪有没有好的建议呢？！

我目前的工作，有一方面感觉特别的头疼，就这公司的技术通知单和设计更改单特别的多，有的只是针对具体的生产单号或者针对某一特定型号的，这一类比较好追踪：但是还有一类，就是不太具体的，研发部门在下发时，相关的产品，根本就不知道什么时候要生产，对于这一类的，目前只能靠记忆了！可是如果忘记了，怎么办？我不知道，其他的企业是怎么做的，有没有什么经验，或者说好的方法，给我介绍一下！多谢了！
另外，技术通知单时效性为3个月，可是，我们公司的很多就是3个月过了，还在使用，对此怎样进行确认呢？