ISO9001:2008 : 4.2.3 文書の管理 (转载：好文共学习)

4.2.3 文書の管理
ｄ）文書の配付





それぞれの文書を使う人が、最新版の文書を使えるように、文書を配置 （配付）してください。特別な事情で、旧版を使うように指定される時は、 指定されている版が使えるようにしてください。
読み方 ：
文書の最新版管理や配付管理について定めた条項です。でもJIS訳の「必要 なときに、必要なところで使用可能な状態にある」ってどういうことでしょうか？
文書を使用する可能性がある部門には全て配付することかな？
　もちろん、そうすれば審査対策は万全ですが、ISO9001はそんなことは求めて いません。素直に読めばいいんです。本当に「必用な時に使えること」それだけ です。

　ISO9001は、規格が何を目的にルールを決めているのかを考えれば、だいた いの落としどころが見つかります。「規格の意図」ってやつですね。文書管理の 目的は「仕事を間違わないこと」です。文書が見られないばかりに、うろ覚えで 仕事をしたり、こっそりコピーして引き出しに入れておくようでは、間違いが起こ ります。だから、業務が滞らないレベルで文書が使えるようにします。

　１．現場の日常業務で使う何かの「換算表」が、隣の建物の2階の課長のと
　　　ころまで行かないと見られない。
　　　これは、「使用可能」とは言わないですね。

　２．工程の改善を検討している時に、製造設備の「詳細図面」が見たくなっ
　　　たので、隣の建物の3階の生産管理課に見に行った。
　　　これは「使用可能」ですね。めったに使わない文書なら、見るのに少々
　　　時間がかかっても業務に差し支えません。

　このように、「使用可能」の一律の基準なんてありません。文書は仕事に差し 支えない範囲で使える距離にあれば良いということです。
　だったら、文書はどこか決まったところに１、２冊置いておけば、あっちこっち に配る必要ななさそうですね。そうです、それが文書管理の秘訣です。