提高质量记录有效性的办法和途径

前言：如题，为什么要写下这篇文章呢？在企业做ISO9001标准已经多年的今天，
再来谈这个话题，似乎有点可笑。可是，事实上，ISO9001标准贯彻到今天，真正通
过标准提升管理水平的组织能有几何？怎么做才能摆脱决策无依据，管理粗放，体系
成本回报低的局面？
以偶所在企业为例（好在领导不来这个论坛，说说也无妨），质量记录的实施重点仍然停留在对各种质量记录的标识、收集、归档、存贮、保管和处理上，因为标准要求，审核员要看，所以必须要记录，并且要存档备查，即只重视符合性，忽视有效性。

那么，质量记录有什么作用呢？偶认为，质量记录有以下3个方面的作用：
1 监督操作者对技术和管理要求的实施情况；
2 为上道、下道工序传递信息；
3 为管理人员改进技术和管理提供信息。
上述第1方面反映了质量体系的符合性，企业通过设立各种记录，来监督操作人员对手册、程序和各种技术管理文件的执行情况，为产品提供质量方面的证据。
上述第2、3方面是实现质量体系有效性的重点。

那么，如何提高质量记录的有效性呢？
要提高质量记录的有效性，首先，应从质量记录的设计开始实施控制，要明确质量记录设计人员的职责，对每一种记录的设计、每一个栏目的设定，都要由相关人员（如操作者、下道工序人员、技术人员、管理人员等）逐一审定，经验告诉我们，事前工作细致一些，会增加记录的可操作性；记录的设计人员还要考虑尽量使用数字、代码、符号等简便的填写方式来替代文字填写，以减少操作人员的工作量。
其次，应加强监督，即监督操作人员及时填写记录，真实反映操作者对相关技术文件和管理文件的实施情况，要体现专业特点和管理者的意图；要能够提供产品合格的证据。
最后，应该注重有效信息的传递，即让信息流动起来，形成信息的“闭环”，如上下道工序信息的传递，以便为管理人员改进技术和管理工作提供信息，为领导正确决策提供依据。
让信息流动起来，形成信息的“闭环”，这是一项难度很大的工作，尤其在管理基础相对薄弱的民营企业，实行起来更加困难。但是，如果不去管理，永远不会规范和提高，永远在原地踏步，所以，这也是我们下一步要着力强化的环节，希望会有一个提高。