我的ISO生涯之四：ISO文控可不轻松

很快适应了台资企业的文化氛围和日常工作，突然有一天早上，吴工告诉刘副理，让我从今天开始学管ISO文件了，其实就是俗称了ISO文控。当时的ISO文件修订流程如下：
1、各部门提出<系统文件变更申请书>及文件修改的纸本档案（只需要打印有修改的段落，用红色字体标示新增的内容，用红色删除线标示删除的内容，原文都是蓝色的）
2、ISO文控收到申请，如下执行：
1）被修改的文件版本是否与现行的一致？（避免有些部门在旧版的文件上做修改，或同时间有另外一个部门也在申请修改这本文件，那就需要将收到的第二份申请修改的内容增加到第一份修改稿上）
2）整理电子档的文件，修改文件的版本号、履历表、调整版面、行间距等，甚至是标点符号、断句都是被审核的对象。因为严苛的吴工，会不时地挑出一些毛病，例如上面有标点符号而下面没有，行间距不一致，下面一行没有对齐上面那行，等等。当时觉得她是太严格了，现在很感谢她，养成了我一直对文件排版方面的要求完美的癖好，没事就美化文件格式。
3）与申请部门确认修改的内容，如果是简单的修改一些说法，就无所谓；如果是涉及到具体的工作或流程，要么电话确认为什么要这么改弄清楚前因后果，要么去现场实际查看更改后的状况，总之心中有竹（胸有成竹），避免被吴工一问就哑口无言而被批评了。
4）与其他相关部门沟通：如果修改的文件内容涉及到其他部门，就用电话或email方式与相关部门主管确认他们是否已经清楚这个事情，并且同意？如果是申请部门一厢情愿，则要退件，或者主动召集各部门一起会议检讨并确认。
5）ISO文控在<系统文件变更申请书>上填写申请单的编号、ISO的意见，勾选应该签核的部门主管等，然后提交给管理者代表（吴工）审核，她郑重地（有时问了我后，还会亲自再与申请部门主管及相关部门主管电话确认）签核；
6）然后是签核：送给公司的文件传递员帮忙按照楼栋顺序来送给主管签核；如果是紧急的文件，我就先电话确认然后自己跑去直接请主管签字。曾经有一本非常紧急的文件，我在半天内找了10来个主管签字了，跑了五栋楼，最高级别的是一个副总，当时他正在接待一个客户，真是不太好意思打扰他！可是，我还是硬着头皮找了他，幸好他很体谅，没有为难我！
6）全部签核完毕后，送呈总经理签核，最后就是生效发布。那时，我们还是打印纸本的文件，我就将有修改过文件打印出来换页、换封面、履历表（上面填写生效日期），并盖ISO生效章后，存档。被更换下来的旧页，再存放在作废的文件夹里面，标示好申请单号码，以便查询。申请部门的申请单及签核单、原稿也保存起来。
7）在ISO文控的系统文件变更登陆表中update相关资讯。
这是我从2003年上半年一直做到2005年的主要工作。我最大的收获是：养成严格的文件排版习惯；对word排版、格式化等从一般升级到了比较精通；与各部门沟通的习惯；今日事今日毕；以及，通过慢慢的积累，我对公司的大部分文件，都了如指掌，一提到什么内容，我都知道它出现在哪本文件的大概什么地方！因为吴工的严格要求，迫使我每次修改文件，不是只看被修改的地方，我是全文必看，不懂的就问。而在日常的内审中，也是验证不懂之处的最好方法。
（明日预告：第一次内审）