民企工作第三个收获：编写文件要明确目的、语言专业

（注：这是我重新写的，第一遍直接在空间写，结果完蛋了。。。泪水ing）

以前那个公司的经理虽然对我也很严格要求，可能是女人，对细节要求比较吹毛求疵，反而忽略了大的要求。而这次被民企的总监批了几次文件，前后改了五版文件，深刻理解到了他的严格要求与宏观微观兼顾的特质。

一、编写文件要明确目的
无论写什么文件或者报告，都要写目的吧？从小写到大，有什么感受？觉得目的不重要，随便写写？要么就觉得很难写目的，很纠结！我估计大家和我一样！呵呵。咱家总监可是不这么认为！他说，看一本文件先看目的，目的写清楚了，文件就八九不离十了。
目的是什么？目的就是简要叙述为什么要编写这份文件，从5W1H来说，就是why。
拿咱们公司HR写的《招聘入职管理程序》的目的来看看：
为规范公司职员从人员需求计划审批，到招聘渠道选择、招聘过程实施、员工入职的管理，保证招聘的计划性和有效性、以及人员的有序流动，实现公司人力资源的合理配置和有效使用。
1） 文件名称是招聘、入职。入职的概念可大可小，如果放在名称里面，就代表要写很大一部分内容。可惜文件内只有一个办理入职手续的环节而已。而且，在目的的四大过程中，也有“员工入职的管理”，这个写法也不合理。不如写成“办理入职手续”，这样就很清楚地定义了入职的概念，仅限于办理手续，并无其他岗位任职方面的内容。
2） 目的另外三大过程“人员需求计划审批、招聘渠道选择、招聘过程实施”，真正有写具体的仅有第三个过程，前面两个过程都只有一句话“各部门提出人员需求计划，总经理批准”、“招聘专员负责选择招聘渠道”。合理吗？如果目的有写，那就代表后面的内文一定要具体描述了。
3） 目的中“人员的有序流动”，公司只是外部招聘而已，并没有写内部招聘，哪里来的人员有序流动？外部人员通过招聘进入公司，那叫有序流动？
4） 目的中“实现公司人力资源的合理配置和有效使用”，招聘并不能实现人力资源的合理配置，如果只要招聘就可以实现，那HR就简单多了。

二、编写文件语言要专业，不要口语化，不要前后矛盾
我在编写《制度管理办法》时，这么写“制度非常重要”，当时开会时总监自己说的，我就原文照抄了。结果他改成了“该制度将有可能对公司的经营管理产生重大影响”，说偶不专业，口水话。。。还有一个地方我写“参加讨论会议必须是部门负责人，但因特殊情况…”总监说，既然有例外情况，那就不要写“必须”，改成“原则上”。
我们再看看之前那本招聘程序，有一个招聘原则，如下：
1.1.1 先内后外原则:各用人部门出现岗位空缺或新增职位时,原则上先进行内部招聘，在无适合人选时才考虑外部招聘。
1.1.2 亲属回避原则:原则上不招聘有直系亲属关系的员工到公司上班（工人级别除外）。
1.1.3 离职回聘原则:公司不提倡离职人员再次聘用；如有优秀员工离职后再聘公司时，聘用按此管理程序相关规定执行。
既然是原则，那就是规则，必须执行。结果每个原则里面都有活口“原则上、不提倡”，既然如此，那这个原则还是原则吗？没有效力了！

呵呵，截止到今天上午，我的ISO文件程序、制度管理办法都出台了，现在发给各部门负责人审核，后天签字罗。。。终于有了一点点工作成果了。开心。