【翻译文章】质量和环境健康安全软件解决方案中授权管理的三个准则

翻译：muddy533 校稿：spear


质量和环境健康安全软件解决方案中授权管理的三个准则


确保有人、有地方持续完成工作

　　您可能听过这个短语：“从你的盘子里取走——授权！”这对于我们中的那些为转移工作注意力而辩解的人而言是个不错的短语，不是吗？然而，在一个组织内，授权是一个更为严肃的挑战。市场需求要求一定不能错过最后期限，如果你错过了一次最后期限，就有可能会影响到底线。就质量管理体系和环境、健康、安全管理体系来说，错误的行动能够对质量和安全产生相反的效果，如今，这在组织里是不能容忍的。

　　结果，我们有备用的角色、交叉培训以及定好的授权规则来保证：在万一有人外出或者不能完成他们的任务的情况下，工作仍然能够完成。就质量管理体系和环境、健康、安全管理体系来说，这些授权准则经常会植入到管理体系当中去。这使得分配任务的过程和确保过程在任何环节都不依赖于某一个人都能够完成都自动化了。然而，在审视授权管理的时候，出现一些相当好的实践，特别是那些在质量管理体系和环境、健康、安全管理体系范围内的实践。




　　1. 授权管理必须有工作流程：许多质量管理体系和环境、健康、安全解决方案都建立在一个基于工作流程的平台，确保过程在适当的时间框架内跟进并且按照适当的步骤跟进。因此，授权管理也必须遵循一个工作流程性的过程。如果没有，有人就会鲁莽放肆地把所有的工作一股脑推给被授权人。授权管理工作流程很简单：分配、授权、得到批准（可以来自于经理或者授权人）、设立一个授权活动期、设立一个授权责任的截止期。随着这些规则准备就绪，你正在创造一个授权理由的可视性，获得管理批准并为授权设立时间框架。可以说如此一来，当你回来的时候，你就在恰当的时候回来了。

　　2. 授权必须能够处理多重委托：大部分员工受过在组织内多重职能下的交叉培训。然而，这种情况可能会发生——并非一个雇员的所有职能都能由单个的授权完成。也可能会有这样的情况：一项工作的一个方面被委托给一个被授权人，该工作的另外一部分被委派给另外一个人。授权管理就是要为这项工作找到正确的人，而不是直接把工作推到生产线上的下一个人。自动化的QMS和EHS体系应该能够通过申请、通过流程或相似的职能进行授权。这样，一个员工可以有多个授权来完成其职责，使得工作在一个授权上不那么紧张了。就像其他的工作流程，你应当能够选择你希望授权的职责，并按照职能来分配工作。

　　3. 等级管理是QMS和EHS解决方案的一个关键部分：像任何一个基于工作流的体系，关键收益就是过程自动化以及在特定的时间框架内保持工作的可追溯性。但是，如果过程中一个已被分配好的步骤被忽略了，会发生什么呢？过去我们都忽略了电子邮件——这是现今这个时代人类的本性——然而，如果电子邮件是QMS或EHS解决方案的一部分，会发生什么呢？我们怎样处理这种情况，并让流程在体系内继续进行下去呢？答案是等级管理。有了等级管理，你就能定义规则以便：如果某一个步骤在一个特定的时间段内没有完成，其会启动向你发送提醒来让你完成这个任务。如果你忽略了，其将会启动向你的老板发送通知，甚至向你老板的老板发是通知，一直往上。等级制度可以以不同的方式和不同的等级数量来设置：





　　你的级别相对上图的描述而言可能简单了点儿——有可能只是提前一天的提醒以完成任务，接着在到期日的一个提醒，然后扩大到经理或团队来完成过期的任务。不管你选择什么样的规则，目标很明确——逐步升级以保证使你的工作不偏离，并且保持质量和安全体系持续前行。

　　不管你是生病了，还是休假了或者是跟踪关键的过程去了，建立一个恰当的授权管理系统都是相当重要的。不管你是运行一个质量管理体系还是一个环境健康安全管理体系，都要执行上述同样的规则。使工作处于正轨，不要错失了关键的过程步骤，并且确保有人有地方持续完成工作。


作者简介
蒂姆 露泽是纽约Farmingdale EtQ公司的市场和战略经理。他有着丰富的软件行业经验，并且参与了用户交互界面设计和开发中最先进的技术的创新。在转入Quark公司从事软件设计和市场开发之前，他从事的是数字市场的工作。从那时候开始，他从未向后看——帮助EtQ公司促进领先的质量管理软件解决方案的开发（及网志维护相关）。