什么是良好审核报告

作者：任可
2015年12月15日 

   最近，参加一次质量管理体系合格评定的培训课程，培训中阅读了众多优秀老师的审核报告，颇有感受。感到写好审核报告真不是一件容易的事。审核员的审核活动其实就是一次企业管理体系符合性的检查，也是一次企业管理体系有效性的诊断，更是一次对企业提供的增值服务。如果把审核看成是一个过程，那么，这个过程的输出就是审核报告，审核报告是审核活动的总结，是对企业管理体系评价的结果，因此，从这个角度上来讲，审核报告就显得相当重要，审核报告提供的信息不仅可以评价企业的管理体系的符合性、有效性，也可以体现审核员的能力，本人对良好审核报告的认识谈点个人的看法。
第一，我认为良好的审核报告的内容应该抓住企业的行业特点，重点突出，结论性强，多用结论明确语言，不能篇幅过大，陈述过多，该写的一定要写，要言简意赅地写。可写可不写的就一定不写，不然，文字过多还没有抓住重点。如：方针的评价，应重点评价方针与企业的宗旨是否适应，报告中应明确企业的宗旨是什么。再如:质量目标评价应指明质量目标的合理性，是否与质量方针提供的框架相适应，同时企业是否建立了目标考核标准，否则就不能实现PDCA的循环提升。
第二，良好审核报告应充分评价企业对风险的识别能力和意识，审核报告应重点指明企业的风险点是什么，还有没有未识别到的风险点，是否有应对措施或应急方案。比如：有的产品是面向终端使用者的，风险点应考虑在使用过程中的潜在的影响健康和生命安全的风险是什么，从而要求企业采取应急措施，所以这也要求审核员具有产品的专业性知识。而不是仅仅看一下有没有风险清单之类的文件。
第三，在法律法规方面的识别应重点审核企业在贯彻法律法规方面的证据，不仅仅是收集了法律法规文件，而应关注重要的法律法规要求是否得到执行，通过对相关证据的验证给出结论性的评价。
第四，良好的审核报告应重点关注和评价企业的过程识别和策划，评价企业运用过程方法的情况，如企业建立了什么过程，关键过程、核心过程，最增值的过程有哪些，这些过程是否进行有效的分析，关联的过程之间接口界面是否清楚，工作职责是否明确，过程运行的绩效是什么，一个过程的输出是另一相关过程的输入，信息的流动运行是否有过程运行的准则和工作标准等。如果一个企业的过程关联关系和接口没理顺，怎么管理都会乱。同时，应重点评价一些关键过程的运行是否遵循了PDCA循环的管理要求。
第五，良好审核报告在评价绩效方面，应识别企业的最关键的绩效是什么？过程的绩效是什么？通过日常的统计数据的查阅评价绩效指标的达成情况，评价绩效变化的趋势，并结合行业发展情况，提出持续提升的绩效目标，重点评价管理评审的内容中是否有绩效的评价内容，客户满意度评价的结果等，不能停留在达成的水平，应评价在绩效方面的提升空间在哪里，从而为企业提出有建设性的意见。
第六，良好审核报告在企业资源方面的评价，应重点抓住企业人力资源的整体素质，如，查看人力资源统计表中人员的学历，文化程度、年龄结构、专业职称或技能人员的统计情况，确定企业人力资源的总体情况，同时重点对关键岗位人员，如：技术人员、检验人员等的能力和意识的实际情况，给出关键岗位人员能力和意识方面的结论性意见。培训是获得能力和意识的途径，不代表培训了人员能力和意识就提高了。现在很多企业的培训大多是没有针对性的，所以对人员素质的提升意义不大，对于硬件设备，总体上应评价其设备的能力和效率，和技术的先进性方面。企业业在生产工艺设备上的投资与改造通常会启动企业的改进项目，如技术升级，功能升级等，这也可以评价企业的持续改进是否是实质性的改进。
第七，审核报告中关于不符合与纠正措施方面应在基于企业纠正措施案例的情况下评价企业实施纠正措施的有效性，给出纠正措施的有效性的结论，而不是如实记录企业的运行情况，如：管理者代表对纠正措施有效性进行了验证。
第八，最后，我认为良好审核报告应该更加地面向企业，因为审核报告所提供的信息应更多体现在针对企业的风险点，关键过程的控制、过程的接口界面的管理等问题，提出更多的改善建议，随着国家经济战略的转型升级，企业面临的竞争不断加剧的环境，审核更应体现出其增值性服务活动的特征，让企业受益于审核活动的结果。这些建设性意见应体现在审核报告的内容上。如：企业在一些重点过程，关键过程上的不足之处或存在的风险应在报告中明确指出，以便于企以后的参考和改进。当然这会给审核组提出更高的要求，审核报告应经得起时间和历史的检验。
以上是个人对良好审核报告的一些认识，总之，作为审核员我们应该承担起应有的社会责任，要遵循客观、公正的审核原则，为企业管理水平的提升和发展提供更加有价值的服务，在审核报告中提供的信息应更加适应企业的需求，当然同时也应符合国家认证机构对审核报告的要求。
作为审核员在今后的学习和审核任务中，为适应新的经济发展模式和时代发展需要，应该不断学习，努力提升自已的专业能力，拓广自已的知识面，完善自已的知识结构，还应在实践中不断总结，提高审核服务的质量，树立良好的审核服务形象，努力打造行业品牌，为客户提供增值而有效的审核服务。