审核方法与技巧

审核要求及审核记录填写要求

1． 审核方法和技巧
1） 审核的基本方法是抽样，针对审核要点一般常见的是抽取3—12个样本。
2） 技巧
a） 善于提问：封闭式提问，开放式提问，澄清式提问；
b） 注意倾听；
c） 仔细观察；
d） 联想和追踪；
e） 作好记录；
f） 追踪验证，验证时可按下述思路进行：
·有没有，不能因回答圆满，审核就结束，还应按标准要求验证应具有的程序文件、计划、记录等；
·做没做，不能因为文件、计划、记录写得很好，很多，就认为符合要求，还应按文件、计划进行观察、面谈、核查，判断是否实际做了；
·做得怎样，检查做的结果是否有效，是否真正受控，达到了质量活动规定的目标；
·必要的实际测定，必要时可通过实际测定来验证是否符合有关要求。
2． 审核证据的控制
1） 客观事实可以成为审核证据，主观分析、推测、猜想不能成为审核证据；
2） 经验证审核过程负责人或责任人员的谈话可作为审核证据，道听途说、传闻或与审核无关人员的谈话不能作为审核证据；
3） 现行有效的文件中的规定和质量记录可作为审核证据，作废文件的规定、修改过的记录不能作为审核证据。
3． 检查表的编写
1） 检查表的内容
a） 列出审核项目和要点，即“查什么”；
b） 针对审核的项目列出审核的区域，即“在哪里查”；
c） 列出审核步骤和方法，即“怎么查”。
2） 要点（检查表的编制要求）
a） 编制检查表的依据是审核计划和审核准则；
b） 选择典型的质量问题，突出受审核部门的主要职能或过程特点；
c） 反映过程方法，体现PDCA循环；
d） 注意逻辑顺序、审核步骤和审核内容的协调性、完整性；
e） 抽样应有代表性，拟审核的项目及寻找的证据；
f） 有可操作性，检查项目具体，方法实用。
3） 常见的问题（防止）
a） 将QMS标准的要求原封不动地变为疑问句；
b） 只列出审核项目，而忽视审核方法和抽样量的策划；
c） 没有结合受审核产品和过程的特点。
4） 注意的问题
a） 检查表是审核员的工作文件，没有必要向受审核方披露，更不能提前交给受审核方准备；
b） 审核员应熟悉检查表的内容，不要在审核中逐条机械地提问；
审核中可根据现场情况，适当修改或调整检查表，既不要过于局限于检查表，又要防止抛开检查表进行“随机应变式”
4． 不符合报告的形成
1） 不符合程度的判定
a） 严重不合格：出现下列情况之一者，构成严重不合格。
l 体系运行出现系统性失效；
l 体系运行出现区域性失效；
l 影响产品质量或体系运行后果严重的不合格项。
b） 一般不合格项：出现下列情况之一者，构成一般不合格项。
l 是个别、偶然、独立性质的一般不合格；
l 对区域的体系运行有效性而言，是次要的；
l 对产品或体系运行的影响是轻微的。
c） 观察项
l 证据欠充分，估计存在问题，需进一步调查；
l 已发现问题，但尚不能构成不合格；
l 其他需提醒注意的事项。
2） 不合格报告的要求
a） 不合格事实的描述应清楚，引用客观证据，并可追溯；
b） 不合格现象的结论应力求判断准确，不符合标准、QMS文件的条、款；
c） 不合格项的性质判定要合理。
d） 对不合格报告的填写应做到：事实准确、理由充分、对标准确、判定合理。
e） 不合格项的事实应得到受审核方的确认。
5． 纠正措施的实施验证
1） 纠正措施的实施程序
a） 审核组向受审核方提交不合格报告；
b） 受审核方确认不合格事实；
c） 受审核方评审不符合项，分析确定不合格原因，制定切实可行的纠正措施计划；
d） 受审核方实施纠正措施，并记录实施结果；
e） 受审核方评审所采取的纠正预防措施的有效性；
f） 受审核方向审核组提交纠正措施计划及其实施结果的证据；
g） 审核组对纠正措施的完成情况及其有效性进行验证，做出评价并进行记录；
h） 提交正式的纠正措施跟踪验证报告。
2） 纠正措施的评价
a） 不合格的原因分析是否准确；
b） 是否针对不符合的原因确定了切实可行的的纠正措施计划；
c） 是否在约定的期限内实施了每一项纠正措施；
d） 纠正措施的实施情况及其结果是否有记录可查
e） 纠正措施的实施结果是否能起到防止同类不合格项再次发生的效果。
6． 审核记录的填写
1）检查表的填写（检查表样式如下）
a) 被审核单位：填写受审核具体部门的名称；
b) 审核类型：填写“内审”、“第二方审核”等；
c) 陪同人员：填写陪同人员姓名；
d) 编号：审核组织部门统一填写；
e) 审核要点：除按前面第3条要求编制外，还应注意包括审核计划中安排的所有项目，如审核时发现审核计划安排中存在问题应与审核组长联系，统一协调审核项目的安排。检查表编制人员在“编制/日期：”后面签名并填写编制日期。
f) 审核记录：此栏目应记录审核过程涉及的所有相关的事件，包括与审核要素不符合的现象，也应包括与审核要素符合的现象，不应采用以下方式填写，如“有xx记录”、“有分析”、“有标识”、“符合要求”等，应记录所审核记录或事项的具体内容，以之表明是否具有或是否符合要求。审核人员在“审核员/日期”后签字并填写日期。
2）不符合项报告的填写
a) 审核计划编号：由审核员填写，内审时可不填写；
b) 受审核方名称：由审核员填写，同检查表中被审核单位名称；
c) 发现问题日期：由审核员填写，填写审核日期；
d) 发现问题地点：由审核员填写，填写发现问题的具体班组等；
e) 不符合事实描述：由审核员填写。不合格事实的描述应清楚，引用客观证据，并可追溯尽量。尽量一张不符合报告上不要描述两个或两个以上不相关的不符合事实；
f) “受审核方负责人确认”应由受审核方负责人签字，对不符合事实进行确认；
g) 不符合：由审核员在不符合的标准或文件选项前的“□”内勾选，并完善后面的相应内容，如“□ ISO900 1 ：2000 ”，并在“条款号：”后注明不符合的条款，一般只需选择一个主要的标准或文件；
h) 严重程度：由审核员在“□”内勾选；
i) 要求纠正措施完成日期：由审核员填写要求其完成整改的日期；
j) 对不符合项的处置：由责任部门（一般为受审核部门）填写对不符合项进行的纠正；
k) 不符合原因分析：填写不符合项产生的原因；
l) 针对原因采取的防止再发生的措施：由责任部门填写针对上述原因分析，采取的纠正措施，应能防止类似不符合的再次发生；
m) 受审核方验证人员：由受审核方负责对纠正措施实施情况进行验证的人员填写；
n) 受审核方领导确认：由受审核方领导签字，对不符合项的处置、原因分析、纠正措施的实施情况进行确认；
o) 受审核方应对纠正、及纠正措施的实施情况提供相应的证明材料；
p) 跟踪验证：由对不符合项整改情况进行验证的人员填写，一般为不符合报告开出人员进行，验证人员需根据受审核方提供的证据或到现场对不符合项的纠正、纠正措施的有效性，原因分析的准确性进行确认，在之后的“□ 是 □ 否”选项中进行勾选；
q) 验证方式：由验证人员在相应的验证方式前进行勾选，一般“文件验证”应具有受审核方提供的证明材料，“现场验证”需到现场进行跟踪验证；
r) 验证人员（签名）：由验证人员跟踪验证完成后，签字确认。
3）检查表和不符合报告的样式



管理体系审核检查表
被审核单位: 审核类型： 陪同人员： 编号: 200 -TX1-
审核要点 审核记录
编制/日期： 审核员/日期：




不符合项报告
审核计划编号： 共 项 第 项
受审核方名称 发现问题日期
发现问题地点
不符合事实描述（请列出对应标准/文件的编号/名称、具体条款和/或对应原文）审核员： 陪同人员： 受审核方负责人确认：
不符合 □ ISO900 ： □ ISO14001 □管理体系文件 □ 其他： 条款号：
严重程度 □ 严重 □一般 要求的纠正措施完成日期 年 月 日
对不符合的处置：
不符合原因分析：


针对原因采取的防止再发生的措施：
受审核方验证人员： 受审核方领导确认： 年 月 日
跟踪验证 不符合处置是否有效 □ 是 □ 否 验证方式：□文件验证□现场验证 验证人员（签名）年 月 日
原因分析是否准确 □ 是 □ 否
防止再发生的措施是否有效 □ 是 □ 否
注：提交纠正措施时，须在本报告后附上一一对应的证明材料，否则需重新提交。