首件提交流程必须在程序文件中体现吗？

我们公司的有家客户来进行供应商年度审核，有一项是首件提交流程的文件规定。他们公司要求首件的提交需要几样资料：MR，材质报告，零件证明等等。可我们其他的客户都不需要这些资料。在流程中我们并没有详细说明要这么提交。请问这是属于我们需要改善的项目吗？