项目管理概论

何谓「项目」？

广义而言，所谓「项目」系指一个特殊而有一定限度的(Finite)任务，或由一群聚相互关连性的工作所共同组合起来的任务，而该任务是以获得特殊结果或圆满达成某种成就为目标。
「项目」具备有那些基本特性？


■无论执行时间的长短，它都具有一定的时程、明确的开始及终止点。
■执行项目需使用资源，而通常项目都是在资源有限的环境下运作。
■项目内部间各任务具有「相互依赖」、「接口」及「互动关系」而亦与外部环境息息相关、彼此间需密切合作按一定执行程序，并需要有高度的整合性。
■它是独一无二且未曾发生过的。
■执行项目的组织内外经常隐含着「利益性的冲突」
何谓「项目管理 (Project Management)」?


根据美国「项目管理协会(Project Management Institute, PMI)」 所编订「项目管理知识体系模板(PMBOK Guide)」的定义：「『项目管理』乃是将管理知识、技术、工具、方法综合运用到任何一个项目行为上，使其能符合或超越『项目利害关系者(Stakeholder)』需求与期许的一种专门科学；在执行过程中它必须兼顾
(1)项目的范畴、时程、成本与质量目标的达成，及寻求
(2) 『项目利害关系者(Stakeholder)』间不同的需求与期许和
(3)确认的﹝需求﹞与不确认的﹝期许﹞间之均衡。」
简言之，「项目管理」是一既有效率又有效益地将项目成功执行的一种程序与方法；而其所关切的是如何将一项任务能如期、如质及如预算的达成并充分满足需求目标。
为何我们需要「项目管理」?


近年来，由于世界大环境快速的变迁、社会价值观与商业行为模式的急遽改变、国际化自由化脚步加快及人与人之间的互动频繁，使每一个政府部门及公民营企业除要去解决许多内、外部复杂棘手的问题，还要去面对21世纪未来种种不确定性严峻的挑战；尤其常需要在有限的人力资源下去有效处理一些非例行性、非永久性且有预算限制及执行时程压力的特殊「项目 (Project)」；因此，所谓的「项目管理」就在目前这种需要情况下日趋重要。
不可讳言，以往的「项目管理」只是将汇集起来的相关管理方法运用到一些简单项目的执行上，而仅被视为一个缺乏特殊内涵的普通管理知识；且长久以来，一般人都认为任何人只要具备相关的工作经验与拥有基本的管理知识，不需要经过训练即可担任「项目经理(Project Manager)」的职务。唯近十年来，「项目管理」在美国已逐渐有系统地发展成为一种专门的学术及特殊的专业，它不仅建立起明确的理论基础、创造了完整的内容架构，更有具体有效的运用方法，使它已成为一种崭新的逻辑及「可放诸四海皆准」的理念。
目前世界各先进国家的政府与民间企业不只是认知「项目管理」对提升工作效能进而增加竞争力的重要性，并多半要求其中大型项目的主持人、经理、重要幕僚等必须接受「项目管理」的专业训练；许多国家政府部门与国防、航天、电子及各种高科技产业、研发机构甚至还要求唯有持有相关证书或执照者﹝如美国「项目管理协会(PMI)」所认证的「项目管理师执照(Project Management Professional, PMP)」﹞方具备担任「项目经理」的条件。
相形之下，「项目管理」在台湾仍始终停留在「起蒙阶段」，不但相关可推动此理念的学术组织付之阙如，各大学研究所所开的类似课程也多延用过去旧的教材及过时的方法；而所谓「项目管理」的专业根本就没有受到我政府与民间应有的重视﹝各公共工程管理质量的低劣即为此现象造成的后果﹞。政府只会高唱要「提升国家竞争力」的口号，却忽视了这个真正能解决管理上问题并能发挥「正本清源」之效的方法。因此，自美国引进已发展成型新的「项目管理」训练课程，并持续在国内推动此种理念乃极为必要。
「项目管理」与「一般管理」有何不同？


所谓一般管理是在
(1) 在既定的系统、组织、程序、资源及能力下运作
(2) 系执行例行性重复性及连续性之管理
(3) 对变动性的环境与需求较不敏感
(4) 管理者的思维较倾向于狭隘与片面
而项目管理则是
(1) 以极为弹性的原则在临时性的组织下运作
(2) 具特殊性与时程及有限资源使用的压迫性
(3) 面对变动性的环境与需求须作快速的反应
(4) 管理者的思维较为宏观及多元
「项目管理」能为您作些什么 ?


在一项PMI所作的分析中显示，同类型企业相较，采用「项目管理」技术的比不重视该项专业的在市场竞争力上有相对明显地优势；因为「项目管理」最主要的功能是要协助企业：
(1) 缩短其产品从开发到进入市场的时间(time-to-market)
(2) 降低投资回收并开始获利的时间(time-to-profitability)
(3) 确保企业对未来在时程、成本、风险与产品质量预测及掌控的能力(Predictability)。
对政府单位而言，「项目管理」不但可增进政府施政及公共事务执行质量，更可减少缺失并提升整体行政效率。此外，一个妥善的项目计划是促成企业策略之顺利执行及迈向改革成功﹝例如ISO 9000、再造工程(Reengineering)及质量改进方针(Quality Improvement Initiatives)等﹞的最关键性因素。简言之，「项目管理」可以提供任何一个组织在其资源运用、分配及管制上一种更有效的管理方法。
「项目管理」的具体优点


综言之，「项目管理」可以：
(1) 提升效率并能处进如期如质如预算地达成目标
(2) 使所有参与者(包括顾客及管理高层)间均可有良好沟通
(3) 改进计划及评估之技术使产生更佳的结果
(4) 由最佳的时程及资源管理以增进生产力
(5) 减少开发新产品进入市场的时间
(6) 采用适当预警方式可降低"无法抗拒"问题发生之机率
(7) 项目完成后的经验、数据及记录可持续作为改进组织运作之重要参考。
「项目管理」有那些相关的知识领域 ?


「项目管理」所探讨的是一种有效的管理程序；基本上，它区分为四大程序：项目的计划的阶段、项目执行阶段、项目控制阶段及结案阶段；而隐含在这四大阶段之中，则需运用八大知识领域及相关的工具与技术，它们为范畴管理、时程管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理等；此外，最重要的是需运用「整合管理」的概念与方法，加以全盘规划与执行。
甚么是PMI及PMBOK？何谓PMP？


总部设在美国宾州创建于1969年的「项目管理协会 (PMI)」成立的宗旨即是要将「项目管理」领域予以国际化、标准化及专业化后向世界各国推广此种教育训练；它目前在全球共拥有约7万名专业会员，并在其它45个国家设有272分会或与当地类似组织联盟。PMI邀集相关专家经过多年来的努力，于1984年首次编撰完成项目管理知识模板---"A Guide to the Project Management Body of Knowledge" (简称 "PMBOK")。在历16年不断地修订后，现PMBOK已成功地被公认是「项目管理」最具权威的经典。
此外，PMI在推动专业证照(Project Management Professional, PMP)认证工作上也一直不遗余力。PMI对PMP的认证极为严格，除了要通过专业知识考试﹝范围包含八大部份，内容以PMBOK为主，PMI所发行的各相关管理书籍为辅﹞外，还需符合具有学历﹝大学/专科以上学位﹞、专业训练证书及相关经历﹝至少六年以上参与项目之经过﹞等条件的综合考虑；而在获颁PMP后每隔三年需再接受PMI以受验人是否持续参与「再教育训练」及和「项目管理」的相关活动为考核标准决定是否Renew他的PMP。 在这种质量保证下，现全球约仅有15,000名PMP（目前台湾仅有个位数的PMP），且经PMI授证的PMP已是这专业中的佼佼者，因此美国及许多先进国家的企业现已陆续开始争相聘用具有PMP资格者。在美国PMP〔Project Management Professional项目管理专业人员〕被认为极有可能取代MBA﹐成为各大公司争夺的热门人才，2000年美国财富杂志更报导指出-未来项目经理将成为新世纪最佳职业。
什么人需要接受「项目管理」训练 ?


并非只有项目经理才需要接受「项目管理」训练；事实上，在组织内任何阶层的人对「项目管理」都必须要有若干程度的知识与了解，因为当项目经理领导一项项目执行时，他除需要高层管理者全力支持外，更要有具备「项目管理」理念的CEO下达正确的决策，以利项目成功；而项目团队的每一份子更需对「项目管理」拥有基本知识及技术俾能参与整体项目计划及知道如何达成其所负责的任务。当然，任何一位将被称为「项目经理」而从未领导过项目的执行，也从未正式接受「项目管理」训练的人，是绝对有参与这种训练的必要。
具备什么样资格的人最适合担任「项目管理」的训练 ?


有人认为只要是大学企管或相关科系/研究所教授就可以为政府及企业规划与执行「项目管理」训练，也有人认为坊间近百家所谓的「企管顾问公司」也多数能胜任该训练工作，事实则完全不然；因为「项目管理」不应是学院派只讲理论与方法而不重实务的那种知识传授方式，也不是实务派那种「只知其然而不知其所以然」及「为解决问题而编造方法」的训练型式。因此，担任「项目管理」训练的人必需是能将理论、方法、技术与其丰富实务经验相结合，最重要的是若施训者本身又能拥有具国际公信力专业组织所认证的「专业证照」那就是最佳质量保障。