流程图编制作业指导书

流程图编制作业指导书
流程图的定义
流程图就是按照过程发展的连续顺序， 用特定图形语言和结构将过程的各个独立步骤及其相互联系展示出来的工具。
流程图的作用
流程图可使有关人员认清生产或服务过程中各环节的实际流程和顺序。 流程图可以用于任何情况，从产品制造到销售商品再到对产品提供服务的每一个过程都可以用流程图来描述。其作用包括:
· 将工作过程的复杂性、有问题的地方、重复部分、多余环节以及可以简化和标准化的地方都显示出来;
· 将实际的和想象的过程流程进行比较和对照，以便寻求改进过程的机会;
· 使项目小组在过程步骤方面统一意见并检查出对过程进展有重要影响的环节或活动;
· 识别可以调查收集额外资料的地方;
· 提供了一个直观而通俗地展示复杂过程的工具。
如何使用流程图
一、确定过程的结构
· 明确所要研究的过程的始点和终点。
· 项目小组的成员应该对流程图所展示的过程的各个独立步骤或环节达成共识。
· 流程图的简繁程度取决于建立流程图的基本目的和实际经济性。项目小组可以建立仅提供足以了解过程概貌及重要信息的、简单的"宏观"流程图，也可以建立包罗一切过程细节的、充分展示过程全貌的"全观"流程图。
二、确定过程的各个独立步骤
三、将步骤按连续顺序排列并用适当的图形符号或结构绘制成流程图
对于已经完成或正在进行的过程通常应按其实际的先后顺序排列过程步骤。对于新设计的过程，排列步骤的先后顺序可能需要借助于项目小组各成员的经验和想象力。对有争议的步骤排列顺序必须进行讨论以达成共识。尽可能使用标准或公认的图形符号 (或语言)或结构绘制流程图。常见的绘制流程图的符号如下:
· 椭圆符号或者表示用于开始工作过程的材料、信息或行动 (输入)，或着表示工作过程结束时的结果(输出)。
· 矩形符号表示工作过程中执行的任务或进行的活动。虽然多重箭号可能进入活动矩形符，但通常只有一个输出或箭号出自每个活动矩形符。
· 菱形符号表示工作过程中需要作出诀定的要点
· 带有一个字母或数字的圆形表示流程图中断，剩余部分或者在同页某处或者在下一页。
· 箭号表示工作过程的方向或流程。
　
　
　

使用上述常见符号可以便流程图看起来简单明了，对于具体的工作过程而言，项目小组还可以使用其他达成共识的符号。例如，可以用一个《容器或电脑磁盘盒"表示将资料输入迸电脑数据库。
在显示过程的细节时应保持层次的一致性。宏观层次的流程图显示出重点行动步骤，但没有作决定的方形符;中间层次的流程图显示出行动和决定的要点; 微观层次的流程图显示出过程的全部细节。
列出与编制流程图有关的必要信息，如流程图具体名称、编制日期及项目小组所有成员姓名。在编制流程图时，应使用人人都懂的字句为每个工作步骤作标记
加上箭号表明工作过程中各步骤移动的方向。通常情况下，将所有"是'的选择往下分叉，而将“否”的选择往左分叉。
检查并修改流程图
· 检查图形符号的使用是否正确。
· 检查对独立的过程步骤的描述是否正确。
· 确保没有自反馈环节，即每个途径不会退回到它自己的步骤中去。某一步骤或者表明过程结束，或者进入下一步骤。
· 核对一下，每个连续点都有一个对应点，它在流程图的某处或在流程图的另一页上。
· 通常在表示活动的矩形符外，有一个输出箭号。如果有一个以上，也诌需要用表示作决定的菱形符代替。
· 向项目小组以外的对过程有重要影响的人员征求意见以证实流程图，拼对其提出的有关对流程图进行增减的建议给予特别的关注。在经项目小组充分讨论后，将有益的建议纳入最后定稿的流程图中。
流程图定稿
· 过程进展是否正常?人们是否按流程图上的步骤工作?
· 是否存在明显可以精简或删除的复杂或多余的部分?
· 现行的工作过程与设想的工作过程之间有多大差别?
· 绘制一个设想的流程图，比较两者之间的差异，寻求改进过程的机会。
案例: 订货处置流程图
某公司近几年来业务发展相当迅速，几乎每天都能收到各类订单，然而公司市场部的员工似乎对此缺乏准备，订货处置工作相当混乱。公司总经理己经接到几起重要客户投诉电话。为了尽快解决这一问题，公司已授权市场部牵头组建一个项目小组紧急编制一份订货处置过程流程图。一个星期后，公司宣布今后订货处置工作必须严格按照下列流程图进行。