[原创]电子媒体保管规程

1.目的
本规程规定了公司的软件产品的电子媒体的一元化保管程序。

2. 适用范围
本规程适用于保管公司制作的软件产品的源码、文档及其备份的电子媒体。
（注）图书类成果参照《文件保管规程》（R-05002）
开发过程中产品的备份等在该开发部门内进行，参照《备份规程》（R-05005）。


3.职责
（1） 开发部门负责媒体的制作。
（2） 项目管理部负责媒体的保管。
4.程序

4.1保管管理范围
（1） 管理对象：包括公司制作的计算机软件的源码、文档和备份它们的电子媒体
（2） 管理对象的媒体：包括软盘 （FD）、磁带 （MT）、光盘 （CD-ROM）、磁光盘（MO）

4.2保管场所
项目管理部

4.3保管期限
根据媒体保管的内容的性质设定保管期，保管期到达后进行重新整理，不要的进行销毁。

4.4登记
(1) 委托管理方在电子媒体保管委托单（附-1）中填写必要的事项，与电子媒体一起提交项目管理电子媒体保管员。
(2) 电子媒体保管员接收后，确认下述要点无问题后，编号登记入册。编号为N-yynnnn。yy是年的后两位。nnnn当年委托的电子媒体的唯一顺序号。
确认事项：
· 委托单中记录的媒体数与实物是否相符
· 媒体上是否按规定贴有标签，标签内容参照《备份规程》（R-05005）
· 委托单中无漏写事项
(3) 不进行媒体内记录内容的确认（委托方责任）

4.5借出
(1) 借阅方在电子媒体借用委托单(附-2)中，填写必要事项后提交给电子媒体保管员。
(2) 借出的媒体须在2周内归还。
(3) 必须是公司的正式员工方可借用。

4.6归还
(1) 将借出的电子媒体拿到电子媒体保管处
(2) 电子媒体保管员，依据借出时填写的电子媒体借用委托单确认归还的媒体是否符合，确认后，在委托单上填写归还确认，媒体由保管员继续保管。

4.7废除
(1) 下述场合，进行废除处理
· 保管委托部门要求废除时
· 根据重新整理要求废除时
保管员对超过保管期限的媒体，向委托部门发出电子媒体保管整理通知，有继续保管理由时，继续保管。否则进行废除处理。
(2) 要废除的媒体由项目管理部进行废除处理。
4.8媒体的保管确认
每月一次对通过产品出厂批准或产品批准的产品与电子媒体保管委托单进行对照，对未进行保管的，向关系部门发出通知。

4.9保管、维护
电子媒体保管员不进行保管媒体的内容的读检查，必要时，委托保管部门需自己进行检查。电子媒体的保管应注意防磁、防潮。

5.形成文件和记录
保管委托单（格式-1）
借用委托单（格式-2）
保管整理通知（格式-3）