环境管理物质信息交流

各位大虾，下面是我司环境管理物质信息交流程序中的权责分布，但是我的客户在稽核过程中指出如此分布权责不合理，特别是3.2/3.3/3.4三项的安排，请各位大虾帮忙诊断，看有没有合理的修改意见，谢谢。
3.1环境管理者代表：公司公共关系代表人，向外部相关方传达解释公司环境管理物质体系的信息。
3.2环境组：传达并解释环境管理体系之要求，定期向公司各部门和管理者代表汇报体系之运作情况。
3.3 总务课：负责政府各有关部门进行有关环境管理物质体系信息的沟通。
3.4总机文员：接收外部相关方对公司提出的有关环境管理物质体系的查询，抱怨，意见要求等，并将这些要求传达环境组。
3.5 其他各部门：将环境管理物质体系的要求包括公司环境政策、环境目标及方案运行控制要求传达给本部门人员。