如何确认客户投诉

我在给公司员工培训的时候,当讲到客户分为内部客户和外部客户以及客户群的概念时,总会有人很惊奇的说:怎么他们也成我的客户了.那时我就解释他们是你们的客户但不是上帝,他们的不合理要求,我们有权不接受.
以下是我在处理客户抱怨的时候的经历:(1)某客户投诉我司在少发了某一型号产品8件(8件产品价值相当于4000元左右),在经过调查得出的结果正是令人震惊:车间入仓库数与销售要货数以及仓库库存数经过反复的核对,发现并没有错误,再查当日发货清单发现,确实记录了该型号发货数量正确,而且当日发货时除了我司2人外还有该客户的驻厂检验也都在厂,双方都有发货记录及明细.最后我确认是我司没有责任.除非是司机搞鬼或者是客户.(2)客户发过来的有缺陷产品照片(照片上没有产品没有任何我司的标记),我们查了好多地方,最后有个心细的发现了产品形状上的很细小的差别,确定不是我司生产的,再与客户确认后,发现是同行的产品.
以次种种,很多客户投诉了问题,有些只是描述,有些有照片但是不能确定有没有是不是我们的产品或者是不是这个缺陷.
真的好烦!!!如果没有确定客户投诉的问题,我司就无法进行下道的分析.
请教各位有哪种好方法可以解决!!