电子版文件如何管理??

现在公司里电脑的普及,使得电子版的文件越来越多,可是这些文件如何管理控制呢??
参考的资料同事之间发发也就发了,可是有时发的一些国标,虽然是从网上下的,也是外来文件呀,那就不能随便乱传了,如何使其受控呢??

做成PDF格式,不可打印,并进行分发登记!各位同僚有什么好的方式么???;X.