你会授权吗?

不是把一件任務交給員工，就叫做授權。要成功授權，經理人必須注意八個重要原則。


授權八大原則

許多主管都不太願意授權，但有效授權卻是一件很重要的事。原因可能是，新手主管尚未有過授權的經驗，同時也不太願意把個人喜歡做的事委託給別人；甚至還有另外一個原因是，固守古訓：「如果你希望把事做對，就自己做吧！」

以下有八個基本原則，幫助你更有效地授權：

一、決定什麼事要授權出去。由你自己決定什麼是你要授權讓別人完成的事。記住，授權和交託正常工作任務是不同的。授權是交付某人完成你的工作職責，但是你保有控制權，並負有責任。

二、說明清楚你要的結果。你要決定成功完成任務所必須達到的結果。一般來說，被授權員工都會用自己的方式去完成任務。如果你希望他們運用特定的方法來完成工作，一開始就要讓員工知道。

三、清楚界定員工的責任。由你決定員工應該承擔多少責任，而不是讓員工決定。確定員工了解他所應負的責任。員工接到交付工作的訊息之後，由他來告訴你他所了解的任務及目標。如果他的答案不符合你的期望，重新仔細檢討整件事。

四、溝通員工的職責。針對授權的任務，界定員工所負職權的範圍與程度。讓他們了解什麼是他們可以獨自做主的，什麼是你同意才能做的。

溝通方式要明確！如果你告訴員工：「一切由你決定。」結果可能讓你大感吃驚。然而，職權範圍如果太小，員工可能無法完成任務。付予員工完成任務所應享有的職權，但是不可以過多，以免他們在不知不覺中釀成災禍。另外，還要把可資運用的預算範圍說明清楚。

五、確保員工明白職權。同樣的，讓員工重述他所了解的任務職權，一開始就要把錯誤的認知釐清。

六、設定時程。每個人對時間都有不同的解讀。如果你希望交付的任務在某個時間內完成，就要讓員工清楚了解（如果你說：「有時間再做！」幾個星期之後，工作還是原封不動）。另外，如果你希望一部分的工作在特定日期完成，就要說清楚。

七、訂定後續時間表。交付任務之後，還要定期和員工開會，來觀察進度及提供必要的協助。觀察進度是用來避免到期前兩天，才發現進度落後的窘境，同時也可以做為員工是否需要協助的指標。

有些員工不太敢提出疑問，所以開會討論該項授權任務，可以讓員工有機會提出問題。至於會議的次數，則依不同任務而有所不同；不同員工所需要的次數也不一樣。新授權的員工與經驗豐富、值得信賴的員工相比，所需的會議次數就會比較多。

八、堅持授權，避免「收回」授權。員工可能會嘗試把交託的任務「丟回」給主管，主管可能也會忍不住想把它「拿回來」，特別是在員工似乎陷入僵局的時候。在某些特殊的情形下，主管可能別無選擇，只能把任務收回，避免績效記錄留下永久污點。然而，只有在極為特殊的情況下，才能這麼做。

如果你把任務收回，員工就喪失學習與成長的機會。對於渴望把事情做好，但需要及時協助的員工來說，這個結果令人沮喪。偶爾也會有員工故意不把事情做好，逃避額外的工作。別讓這種工作態度漫延開來，設法和他一起把任務完成。

主管授權工作並不只是為了減輕工作量，同時也是為了讓部屬能在專業上持續成長。有效授權是需要雙向溝通及了解的。對於授權的任務，要表達清楚，讓員工有機會提出問題，觀察進度，在必要的時候給予協助。透過有效授權，讓你與員工彼此獲利。