发放文件和图纸时，没有申请可以吗？

我是一名DCC，从属于技术部，负责技术部文件的管理和发行.由于目前我们公司的文件控制程序里没有提到文件发行前的申请，只是对文件的发行及发行后的管理作了规定。这就造成了现在发行图纸和文件时，只要口头通知我就可以了。这样做可以吗?内审时，是不是不合格项呢？

同时，根据体系文件，现在每个部门都有发行文件的权利，这样做会不会造成冲突呢？每个部门管理自己的文档。