[推荐]讓工作變簡單的10種方法

讓工作變簡單的10種方法

《簡單工作，成就無限》（The Simplicity Survival Handbook）
「我從早忙到晚，但是沒有一件事情是完成的。我這麼的拚命，結果卻是白忙一場，沒有什麼成果。感覺自己一直被工作追著跑。我到底在忙些什麼呢？」你的忙亂不是因為工作太多，而是因為沒有重點、目標不清楚，所以才讓工作變得愈來愈複雜，時間愈來愈不夠用。

編譯/吳凱琳 CHEERS雜誌39期 2003/12/1

你的一天只有1,440分鐘，你能完成多少的工作？在資訊龐雜、速度加快的職場環境，我們必須在愈來愈少的時間內，完成愈來愈多的事情。在如今愈趨複雜與緊湊的工作步調中，「保持簡單」是最好的應對原則。「簡單」來自於清楚的目標與方向，你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。這正是生涯顧問專家比爾‧詹森（Bill Jensen）給所有工作者的衷心建議。

追求簡單，解決效率低落問題

目前擔任溝通管理顧問公司詹森集團（Jensen Group）總裁兼執行長的比爾‧詹森，自1992年開始至今，持續進行一項名為「追求簡單」（The Search for Simpler Way）的研究調查，長期觀察企業員工的工作模式，探討造成工作過量、效率低落的原因。最初的調查對象包括了來自460家企業的2,500名人士，持續至今已經擴大到1,000家企業，人數達到35萬人，其中包括了美國銀行（Bank of America）、花旗銀行（Citibank）、默克（Merck）、與迪士尼（Walt Disney）等知名的大型企業。
2001年，詹森出版了第一本書《簡單就是力量》（Simplicity），甫上市立即登上了《紐約時報》（New York Times）的暢銷書排行榜，引起了熱烈的迴響。今年11月，他再度推出最新著作《簡單工作，成就無限》（The Simplicity Survival Handbook），更得到了《出版人週刊》（Publishers Weekly）的推薦。
這次詹森將「簡單」的概念運用到日常的工作實務上。根據他多年的研究調查結果，現代人工作變得複雜而沒有效率的最重要原因就是「缺乏焦點」。因為不清楚目標，總是浪費時間重複做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關鍵的訊息，卻浪費太多時間在不重要的訊息上；抓不到重點，必須反覆溝通同樣的一件事情。
「少做一些，不是要你把事情推給別人或是逃避責任，而是當你焦點集中、很清楚自己該做哪些事情時，自然就能花更少的力氣，得到更好的結果，」詹森在接受最新一期的《快速企業》（Fast Company）雜誌訪問時如此說道。換句話說，目標清楚、掌握重點、做好溝通，是簡單工作的不二法門。
以下我們整理出10種最實用的簡單工作的方法，提供給你作為參考。

1問清楚工作的目標與要求，可避免重複作業與減少錯誤的機會

通常的情況是，你不知道自己應該做什麼：這個目標對你的工作會有什麼樣的影響？這個目標對你的意義是什麼？當你釐清了所有的問題後，再開始工作。
你必須釐清的問題包括：
‧我現在的工作必須做出哪些改變？
目標清楚不是要對方跟你解釋公司的目標或是策略，而是這個目標對你的意義是什麼，公司的目標與你個人目標之間的關聯是什麼。如果老闆重新設定公司未來一年的營運策略與目標，你可以問說：「我的工作目標應該做出哪些調整？是否有必要改變現在的工作方式？」
舉例來說，如果公司預計提升10％的營業額，那麼行銷部門必須達成什麼樣的部門目標或是個別業務員必須達到多少的業績，才能完成公司整體的目標。
‧可否建議我，要從哪個地方開始？
你要知道的不是工作細節的問題，而是要確定大致的方向與優先順序。例如，應該先確認好哪些事項，才能開始進行後續的作業；哪些事情應該排在最後，以避免其他流程的變動而必須一再的重做；各項流程之間應如何協調與整合等等。
‧我應該注意哪些事情，避免影響目標的達成？
可以尋求主管的建議，在過程中有可能犯下哪些錯誤或是疏失，應該要如何避免；根據過去的經驗，曾經發生過哪些意料之外的情形，必須預做準備。這樣可以大幅減少不必要的錯誤嘗試，當然更能增加成功的機會。
‧有哪些可用的工具與資源？
你應該先瞭解公司有哪些既有的資源可以應用，可以尋求哪些支援，這樣才能更有效規劃自己的時間以及工作進度。

2懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度

對於許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情，你總是擔心：
‧會不會因此丟了工作？
‧我和同事之間的友誼是否就此結束？
‧老闆有可能接受嗎？
拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況，你必須對自己負責，管理自己的時間與工作，不應讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。
在決定你該不該答應對方的要求時，應該先問問自己：「我想要做什麼？或是不想要做什麼？什麼對我才是最好的？」你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且因為你的拖延而影響到其他人？而如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標？
一旦有了決定之後，該怎麼拒絕呢？如果是比較熟識的同事、朋友，或是完全不相識的人，最好是直接了當的說：「抱歉，幫不上忙，」或是「現在真的很忙，抽不出時間。」不要多費唇舌，也不需要解釋一堆的理由，只要簡單的一兩句話就可以。而且必須在當下直接回絕，不要拖延一兩天才說出你的決定。不要考慮太多，寶貴的時間應該花費在以下提到的另一種情況。
如果是面對客戶或是比較不熟識的其他部門同事，就應該採取比較間接委婉的方法。你要考慮的問題是：要如何回應才能維持更好的關係，建立未來合作的基礎？
首先，你要說明為何無法答應的原因，並表示你的歉意。然後，最重要的是幫助對方找到另一個更好的解決方法，有沒有可能找到其他人幫忙。讓對方覺得你不是在推卸責任，而是真的想幫助他解決問題。
這時候的回答不再是「是」與「否」的問題，而是溝通與對話的過程。你不是拒絕對方，而是與對方溝通解決的方法。溝通的過程也同樣讓對方瞭解你實際的工作情況，而不會無緣無故的一再找上你，請求你的幫忙。

3主動提醒老闆排定優先順序，可大幅減輕工作負擔

「手邊的工作都已經做不完了，又丟給我一堆的工作，實在是沒道理。」但是有沒有可能問題是出在你自己身上？你有沒有適當的反應真實的情況？如果你不說出來，老闆就會以為你有時間做這麼多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經交待你太多的工作。老闆其實是需要被提醒的。
你當然不可能同時完成這麼多的工作，為什麼不主動的幫助老闆訂出工作的優先順序。你不是不做，但是凡事有先有後。你可以事先衡量哪些工作可以為公司帶來最大的效益，必須優先處理。然後列出手中有哪些工作正在進行，需要哪些支援才能在期限內完成。
當你做好以上的準備時，再開始與老闆面對面討論，你可以問說：「未來幾天或幾星期內必須先達成哪三個目標？」或是直接告訴他：「我已經先排定未來幾天應該要優先完成的工作項目，想聽聽你的建議？」總而言之，把短期內應該先完成、而且你有能力完成的工作項目確定下來。這樣不僅可以減少自己的工作負擔，更可以提醒老闆，讓他瞭解你的實際工作量。
最後提醒一點，討論的過程中必須時時站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當然，更不應該自己承受問題。

4報告時要有自己的觀點，只需少量的資訊即可讓老闆感到滿意

多數人在向主管或是老闆報告時，總是擔心資訊不夠多，「萬一老闆問起來，答不出來，該怎麼辦？」根據商業心理顧問公司（Psychology for Business）的心理學家約翰‧維佛（John Weaver）所進行的研究顯示，有10％到15％的人在面對老闆時會有恐懼的心理，而且如果向老闆報告時手中的資料不夠多，感到恐懼的人數比例又會更多。
其實，這種擔憂是多餘的。太多的資訊會變得沒有重點，如果又缺乏解釋，對於老闆一點幫助也沒有。「內容精簡、切中要點，最重要的是能夠幫助我快速的做決策，」這是詹森訪問多位資深主管對於簡報內容的要求時，所得到的一致結論。
你要做的是利用重要的資訊或是數據提出解釋，一定要有自己的觀點，而不是模稜兩可的描述。如果你是老闆的話，你會做出什麼樣的決定：新產品上市的最佳時機是什麼時候？該不該跟隨競爭對手降價，還是要逆勢操作？
此外，向老闆報告時，要能精準的掌控時間，你要有心理準備，在報告的過程中必定會被打斷，老闆可能得先接個電話，或是提出一些問題，必須花時間說明與討論。所以，如果你有30分鐘的時間，只要準備10分鐘的報告內容，不僅可以避免超出時間，而且可以替老闆省下更多的時間，更能顯現出你的工作效率。
如果報告的主題是關於長期的規劃，要記住：過去以及未來的90天是最重要的。如果你要製作10頁的簡報，報告未來一年的年度規劃，未來90天的計劃應該佔9頁的內容，需要詳細的說明，至於其餘的部分只要1頁就可以。
此外，如果你希望得到老闆的支持，必須清楚、直接、而且是簡明扼要。不要讓老闆覺得你只是想偷懶，把責任推給老闆。舉例來說，如果你希望老闆支持你的提案，你應該條列已經完成的工作項目，而後提出未來30到60天之內需要老闆協助的事項：例如，他可能要參加哪些會議、參加會議的人員有哪些、他需要公開向所有員工宣佈哪些事項等等。