如何更好地陈述不符合项？

作为内审员，在内审当中发现不符合时，肯定了解如何开出不符合项，当你在培训机构参加内审员培训班时，老师也必讲此内容。我经常在论坛上看到有朋友说开出的不符合项太细节、重复的问题多等。还有，说点题外话，我的一大爱好就是参加各种体系标准的培训班，越是有实力的培训机构组织的我越喜欢参加，目前ISO9001标准培训我参加5次了，TS16949标准我也参加3次了。在这之中，我发现有的老师在教我们写不符合项报告时，对不符合项的陈述，用的并不是很好的格式和写法。举个例说明：

审核时发现，在成型车间成型工序一个弹力测试仪(编号：AB007)校准周期已过。
以上不符合ISO9001标准7.6.a条款要求：…测量系统必须定期校准和检定。

是不是很多内审员对不符合项的陈述都是和上例类似啊？反正我是看到了不少。当然，这样的写法肯定不是错的(标准可没规定如何写啊)，可是这样的写法好吗？
朋友们有没有这样的经历：当你开出了不符合项后，受审部门的原因分析和纠正措施根本就没有抓到点子上，或者轻描淡写认为是很偶然的失误而无视类似事件常常发生的事实？

我认同这样一个观点：任何不符合项的发生，一定是组织的某个系统有问题。审核时发现的不符合事实即为其客观证据。
所以，开出的不符合项报告中，不符合项陈述一定要表述为系统问题，这样在原因分析和纠正措施时才能抓住要害。
上例中更好写法可如下：

不符合项：
测量仪器校准的召回系统不能完全有效的运行，存在不能定期校准和检定的风险。
要求：
ISO9001标准7.6.a条款要求：…测量系统必须定期校准和检定。
客观证据：
在成型车间成型工序一个弹力测试仪(编号：AB007)校准周期已过。

需要强调的是，在实际工作中，一个系统的问题，会在不同部门、不同过程产生不符合的事实。
例如，审核时在采购、生产部及技术部都发现了正在使用不是最新版本的文件。开不符合项时开一个就好了，只是客观证据写出三个，而不用分别开三个不符合项报告。因为是同一个系统“文件的控制”发生了问题，导致在三个职能部门发生过错。

有时，一个客观证据，反映了几个系统的问题。
例如，在某车间发现一个被错判为不良品的产品和其它良品一起流出到下工序。此证据表明可能有两个系统问题：员工的培训和考核系统、不合格品控制系统。

我们在内审活动中，当看到不符合的客观证据时，一定要进一步挖掘到底是哪个系统出现了问题，然后再提出来，这样，对纠正工作才有很大的帮助。