变差的普通原因和特殊原因

SPC手册第一章第三节有介绍"变差的普通及特殊原因",以下引用手册原文:

普通原因指的是造成随时间的推移具有稳定且可重复的分布过程中的许多变差的原因、我们称之为"处于统计控制状态"、"在统计上受控制",或有对简称"受控"普通原因表现为一个稳定系统的偶然原因.只有变差的普通原因存在且不改变时,过程的输出才是可预测的.

特殊原因(通常也称可查明原因)指的是造成不是始终作用于过程的变差的原因,即当它们出现时将造成(整个)过程的分布改变.

各位请讨论:
普通原因和特殊原因特点分别是什么?针对普通原因和特殊原因应分别采取什么对策?
仅供参考:
1,普通原因---形成典型分布
2,特殊原因---典型分布被破坏

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再引用一个网上的情景例题供大家讨论
情景：

２月份，财务部经理得到报告，到１月底，公司对外有５％的发票数没有及时向供方付款。过去从没发生过这现象。

经理查了两年的数据，平均是2.9 ％。最多的也不过是４％。最少的是1.5 ％。

根据两年数据统计绘制的控制图，计算的控制极限，上极限是5.5 ％，现在是5 ％，还没有超过，但是非常接近。

下面是经理考虑的几种做法：

1、对每一张迟付款的发票查一下原因，谁负责的？为什么没有及时付？是否是新的员工，业务不熟练？如果员工业务有问题，对他们进一步培训。

2、把１月份的发票与其他发票对比，看看有什么不同？是发票数量多了？因为首次付款手续麻烦，是否新服务多了，要做首次付款的也多了？

3、检查近来所有发票，把所有迟付款发票的原因按照各种因素分类统计，分析，查找是否有什么规律？

4、从现在起，确定一些可能影响发票迟付款的主要环节，要求所有员工对这些主要环节记录发生差错的次数和类型。汇总统计分析，查找原因，再针对原因采取措施。

5、更换计算机用的财务管理软件。
看了以上做法，您认为：

1、这是普通原因还是特殊原因引起的？请您说明一下理由是什么？
2、根据您确定的原因，您认为以上5种方法中哪些做法是比较好的？请您说明一下理由是什么？
3、为什么其他方法是不可取的？