关于工程停止之明确定义

各位大虾请教一个问题：
前几天客人来审核的时候（第二方审核）发现我司定义了品管部职责。但关于“工程停止”的标准和批准流程没有明确定义。亦无操作记录。

对于上述不符合项，小弟想请教一下的是，如果把工程停止的定义明确出来，那定义在手册里面好呢?还是定义在职务说明书里面？