和做体系文件的人分享一点经验

说来惭愧，接手公司体系工作已经n久了，对前人建立的文件体系还不是非常熟悉。要看别人写的整套文件是比较累的，看着很容易拘泥于文字表达和格式等内容，就会看不下去。

但是工作还是要做的，本着负责任的态度，如果连我都不熟悉文件，还说的过去嘛。所以我强迫自己一定要搞定。

我先不看原来的文件，而是从两个角度去自己整理。
一个是从部门出发，看每个部门有哪些流程、规定和要求，在纸上按部门写下来，并写下所能想到的这些流程、规定和要求的具体内容，越详细越好。这个过程是挺痛苦的，但是坚持做完，再重复一遍，补充遗漏的情况，基本就能对整个体系有个较清楚的认识了。
但是这样做完还是不能写成文件，因为文件不是按部门来写的，是按整个公司的体系来写的。所以下一步就是按9001中规定的程序文件的要求，结合公司情况，来思考每个程序文件或者体系要求下面应该包含哪些文件。程序文件的内容应该包含哪些，每个下级文件（就是指导书）应该包含哪些内容。
两个角度都考虑完了，就是结合的问题了。需要哪些程序文件，需要哪些指导书，各个文件的主导部门和涉及部门各是什么，文件的主要内容是什么。最后就可以列出一张表格，下面会把我们公司的表格列出来，与大家交流。

文件体系的清单出来了，而且是自己建的清单，印象一定非常深刻，在与前人做的文件相对照，哪些已经有了，哪些还没有，哪些可以保留，哪些要修改，这样非常清楚了。毕竟文件每年都要做整体修改的，这样也有利于文件的整体修改。

即使最后不能按照自己的想法来修改文件，但是对自己而言，能非常清楚公司流程和文件体系的内容，已经是一件非常有成就感的事情了。