记录控制

如题：最近发现公司有些记录使用的是老的版本，或有些记录无记录编号（原本有记录号，没打上去）。
原因：1.电脑里老的版本未删除。
2.记录编号一般在右下角，在进行排版时弄没了。或有些记录编号原本没有的是后来加上去的。
3.大部分人并不知道编号的重要度。
现在我的做法：对公司内所有资料员进行培训,将现在在用的所有记录表单收上来一套，与原保存的记录核对，该改版的改版，该加编号的新增编号，然后通知并下发给各部门。然后，不定时去抽查。但是，还是会发生以上情况。针对以上情况，我该怎么整改？