如何指导各部门撰写质量体系运行报告作为管理评审的输入信息？

我是公司的体系专员，目前正在做管理评审，上周发了一个通知要求各部门提交一份部门的质量体系运行报告。要求各部门将部门内部的文件情况、目标情况、建议等写成报告。
现在陆续有一些部门将报告提交过来，我总感觉报告质量不是很高，没有提出一些深刻的价值大的问题。
另外，我自己要对这些报告做评审，写的不好的要退回去让他们重写。
各位，请谈一下如何指导各部门撰写呢？按照标准的要求在实际中会很机械，死板。