会议5S

会议是一个公司必不可少的沟通方式，但是会议有没有真正达到您想要的目的呢？当与会人数越多时，会议往往就越没效率。不是为了一个不重要的问题陷入争执，就是会议时间冗长，最后却没有办法达成结论。结合以上问题，我设想了一个5S框架的会议流程，敬请大家指点:
我的会议5S核心思路如下：
整理：主要是指开会前时期，对于组织者来说，确定议题，不必拿到会上讨论的东西就发电邮给相关部门，会议时间有限，一定要在会上讨论需要讨论的议题。
整顿：这主要针对会议进行当中，根据会议时间安排进行会议，即在合适的时间讨论合适的议题，尽量不把一个议题拖的太长，占用其他议题的时间。
清扫：将会议时间安排做成控制图进行控制，分析不同类型会议议题的时间，制定控制限。
清洁：所有与会者适应以上流程。
素养：与公司其他的5S活动结合，养成遵守制度的习惯。结合我的5S会议思路，以及我对帕累托法则的理解，会议流程可以这样安排：
确定议题
会议组织者收集议题，将议题分类：沟通类、决策类以及展示类三大类。
沟通类是需要所有与会者采用头脑风暴法进行讨论的环节，这一类需要的时间最长，往往占据整个会议的绝大部分时间。
决策类是指大家基本认可，只需要最后确定结论即可，这一类需要的时间较短，几句话即可结束。
展示类分为两种，一是成果展示类，二是大家即将开展的下一步工作展示。不过这部分占用的时间也不长，并且，成果展示完全可以在会议前（后）用电邮的形式发给相关部门。在会上只需要几句话即可，或者养成习惯，干脆不提。
以上三类议题可以互相转化，并非一成不变。尤其展示类，如果相关部门对于展示类有一些疑问的话可以提交会议组织者，并且有疑问的部门可以先找其他相关部门讨论，若疑问点太多，可以将方案报会议组织者，成为一新的沟通类议题。若相关部门几句话就可以协调解决的事情，则不必作为新议题讨论，只需要重新用电邮或者其他书面形式通知其他部门即可。
根据帕累托法则，80％的议题属于决策类、展示类。而20％议题属于沟通类。而这20％的沟通类议题往往占据绝大部分的会议时间。而80％的决策类、展示类议题只占用了20％的会议时间。为了更有效的利用会议时间，我们有必要对以上的20％沟通类议题进行调整，适当地将其调整为决策类或者展示类，进一步缩小沟通类议题在所有议题中所占的比重。
会前会议组织者将所有议题汇总，按照以上方式进行分类，决策类、展示类可以在会议的开始阶段进行，这部门议题安排的总时间要在20％以下。然后将沟通类议题在进行分析。
再按照帕累托法则，找出里面可能需要长时间讨论的议题，作为会议的中心，可适当的多安排些时间，其他的沟通类议题适当地降低时间比例。按照这种方式初步得出一个会议进度时间表。对于沟通类议题，并且是中心议题，会议组织者要提前把议题分发给相关部门，由相关部门确定初步方案，减少会议思考需要的时间。与会者在会上若不能拿出完整的方案不必浪费会议时间，可以转为新一类展示类议题。
但是按照节约时间的目的，议题不能一直往后拖，根据5S的要求，可以处以红牌的惩罚。
会议进行
会议按照既定的时间进度表进行，对于超过时间进度表的议题，可以按照实际情况给与组织者或者与会者以红牌。这部分对于会议组织者的进度把握能力有较高的要求。