剥掉商务文件外衣 – 编写“裸露”的文件[转帖]

组长与组员情况
A组长是公司里出了名的大好人。他有一个其他人不知道的苦恼。他总是非常认真地给自己的组员发送与业务相关的邮件，但是，没有一个组员能按时完成任务。平常与组员之间的关系保持得不错，但是，由于组员们从来都没有按他的要求完成任务，心里不免对组员们有些怨气。甚至有时还会怀疑是否自己的领导能力出现了问题。

对于与A组长共事的组员来讲，看着组长发来的冗长的邮件，总有一种说不出来的压力。因为看不到其中的要点。不明白组长是让他们编写报告、还是收集资料、亦或是只需要继续处理业务。从个人角度考虑，他们每个人都很尊重组长的为人，但是，他们却不喜欢组长发来的邮件。反复阅读好几遍之后才能悟出“啊，原来如此”。

编写“裸露”文件的理由是什么？
现在，由于利用电子邮件处理业务的情况日益增多，如果向对方发送“含糊”的邮件，就会提高无法达到要求的可能性。因为对方不仅要看自己发送的邮件，还要经常受到来自他人的邮件的“精神折磨”。

因此，如果没有发送准确表达个人意愿的核心内容时，对方就无法将我所要求的事项被安排在优先顺序上。如果考虑对方忙碌的工作日程和具体情况，希望直截了当地得到对方回复时，那就必须要编写在对方看到我的邮件之后，就可以立即把握核心内容的“裸露文件”。这个要求不仅仅局限于电子邮件上，同样适用于所有商务文件的编辑过程中。



(跋文)
认真工作固然很重要，但是，更重要的就是具备出色的文章撰写能力，让对方准确了解自己认真工作的结果。





近来，随着几乎所有公司引进EP(Enterprise Portal, 企业门户)系统，企业起草、评议、报告等流程基本通过编写文件来完成。其中省略了面对面报告的过程，根据系统内部审议过程一步步进行电子文件流处理。从而根据按照电子审批流整理的内容，让对方了解到业务绩效以及相应的信息和结果等。

因而，要求公司员工所编写的文件都要满足简捷性要求，使任何收到文件的人都可以方便地了解其内容。不管如何认真工作，如果对方无法了解你的工作成果，就只能以徒劳而告终。认真工作固然很重要，但是，具备出色的文章写作能力更为重要，这样就可以让对方准确了解地你认真工作的结果。

商务文件要追求“裸露化”。从而可以保证在对方收到文件之后能够马上了解其中的内容，并从对方那里所取所需要的结果。


剥掉商务文件外衣的技巧 – “裸露”文件的编写原则

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