内部审核策划

内部审核策划
●审核小组的建立
前面已经提到过组织内审小组的组成,组织根据审核活动目的、范围、部门、过程以及审核 日程安排，选定审核组长和成员，建立审核小组。
小组成立后，应明确各成员分工和要求，这是审核组长的责任。审核组长应注意“审核员不 能审核自己的工作”的原则。
●审核员按分配任务做好各项准备工作
(1)熟悉必要的文件和程序。
(2)根据要求编制检查表。
(3)考虑前次审核结果应跟踪的项目。
小组成立后通常应举行审核组会议，以确保审核前准备工作全部完成，每个审核员对审核任 务完全了解。
为使内审活动正常有效地开展，组织应建立相适应的内审工作系统，主要是：
①组织
应建立审核组织，指定组织内审负责人(如管理者代表)，明确日常工作负责部门 以及其他部门应负的职责；应选择、培训、形成一批合格的内审员(最好每个部门至少有一名内审员)，以确保审核活动必需的人力资源。
②文件
应建立并保持内审程序，规定内审的基本步骤、要求、责任与方法，应建立完善 的内审工作文件，如年度审核计划、审核活动计划、检查表、现场审核记录表、不合格项报告、纠正措施报告、审核报告等。
检查表的编制
●检查表的类型
(1)过程检查表：这是一种按照ISO9001:2000标准条款编制的检查表，其关键是选择部门，分清主次。
(2)部门检查表：按照部门编制的检查表，关键是选择过程，分清主次。
●检查表的作用
(1)始终保持审核目的。检查表应列出与审核目的有关的项目和要点，以确保审核覆盖面的完整和代表性。
(2)紧扣审核主题，确保审核计划兑现。
(3)减少审核偏见，提高审核效能。
(4)确定审核思路和审核策略，突出重点，照顾一般，提高审核的系统性和有效性。
●检查表的编制要求
(1)审核员在编制检查表前，应掌握组织各部门质量职能分配情况。
(2)内审应以组织的质量管理体系文件为主要依据编制检查表。
(3)应选择典型的、关键的质量问题。
(4)应突出审核区域的主要职能，并选出有代表性的样本。
(5)应突出重点，照顾一般，编制详略得当的检查表。
(6)应根据平时掌握的情况，有针对性地选择审核项目和客观证据。
(7)应有可操作性，检查项目具体，检查方法实用，客观证据易收集。
●检查表的编制方法
(1)制订过程审核流程图
制订过程审核流程图的目的是：理清审核思路，使检查内容有序展开，依次推进。对部门分 管过程宜在编制检查表前先制订过程审核流程图。
(2)受审核部门的选择
受审核部门宜为一个相对独立的组织单元。如××组织下设有许多职能部门，应分别编 制。
(3)审核地点的选择
审核地点应确定且惟一确定，这是计划审核项目时必须考虑的因素。如总经理办公室的审核 地点放在办公室，审核项目应能在办公室取证。
(4)审核时间的确定
审核时间是指在某被审核部门和审核地点，完成既定的审核任务，预计所花费的审核时间。 如在总经理办公室审核，预计时间为3小时。
(5)审核过程的确定
审核过程是指对被审核部门应审核哪些过程，这必须事先确定且需考虑全面。在确定被审核部门审核过程时，应分清分管过程、主相关过程和通相关过程。分管过程是指该部门负 责组织实施、控制的过程；相关过程是指该部门具有部分管理或实施职能的过程，通相关过程是指各部门都必须组织、控制的过程，在ISO9001:2000标准中通相关过程主要为文件控 制(4.2.3)、质量记录的控制(4.2.4)、以顾客为中心(5.2)、质量方针(5.3)、策划(5.4)、 职责和权限(5.5.1)、内部沟通(5.5.3)、工作环境(6.4)、改进(8.5)。
(6)检查项目、证据及方法的确定
检查项目、证据及方法是检查表的主要内容，编制时，应把握以下要点：
①“分管过程”的检查内容应详尽、全面；“主相关过程”的检查内容只涉及由其 组织实施 、控制的部分职能；“通相关过程”的检查内容应是对各部门都必须遵守的内容和要求；
②应以组织的质量管理体系程序文件为主要依据确定检查项目、证据及方法。因此 ，在编制检查表时，应明确与被审核部门相关的程序文件；
③程序文件中有记录要求的条款列为必查项目，无记录要求时，应选择关键的接口 或有问题的条款作为检查项目；
④检查项目、证据通常应与程序文件条款相对应，证据及方法应与检查项目相对应 。
(7)检查依据的确定
检查依据是指与检查项目、证据及方法相对应的组织程序文件条款。
●内审检查表的特点
(1)内审检查表的格式内容可相对固定。
(2)通过一段时间内审实践后，应能形成内容相对稳定的标准检查表。
(3)根据审核工作的需要，可在标准检查表基础上制订针对不同问题、不同部门、不 同活动的检查表。
(4)检查表应覆盖质量管理方面的全部要求，不应局限于质量管理体系标准方面的要 求，并可包含本组织一些特殊要求。
(5)检查表可作为受审核部门准备接受审核的参考文件，便于取得对审核的了解和认真做好审核准备工作。
●检查表的使用
有了检查表，虽然可使审核工作有序、按计划进行，并提高效率，但也容易陷入机械呆板的 泥坑。所以有经验的审核员在按照检查表检查的同时，也十分注意灵活应用检查表的内容以达到审核的目的。有经验的审核员还高度重视检查表以外的内容，以发现一些未列入检查表 中的问题。
灵活有效地使用检查表是一个经验积累和熟练的过程。那些刚开始从事审核工作的审核员可 着重注意以下方面:
(1)不应只采用(是/否)问答的模式，否则会导致审核失败。
(2)审核员进入一个部门或区域时，可请有关人员介绍体系是如何运作的。
(3)询问执行人员是如何工作的，是否有文件规定或记录。
(4)观察执行人员按照有关程序工作的情况。
(5)验证必要的记录或文件。
(6)按手册程序或标准评价上述了解到的情况，并决定是否符合要求。
(7)最后利用检查表确保所有方面的要求都已查到。
(8)切忌机械地从检查表的第一个问题按顺序开始，应该把提问、评价、记录结合起 来，然后利用检查表确保提出了所有的问题并得到答复。
(9)尽可能不要照着事先准备好的检查表去宣读一个个问题。实际上熟练的审核员的 检查表是记在脑子里的。
●编制检查表的注意事项
(1)审核区域的检查过程(职能)不能遗漏。编制检查表前，审核员应先了解审核区域 的职能 。检查表内容应覆盖该审核区域所承担的职能(包括主要职能和相关职能)，并按照突出质量职能、照顾相关职能；先主要职能、后一般职能;先重点项目、后一般项目的原则编制检查 表。
(2)审核抽样应具有代表性。为确保审核抽样的代表性，审核员在决定抽样方案时， 首先考虑审核区域的“面”，再考虑“面”中的关键及足够数量，使从抽样结果中能得出比较全面、正确和客观的结论。
(3)检查内容不能游离受审核区域，应在受审核区域内能查到。
(4)检查内容应可操作。为使检查可操作，应明确具体地点、对象、数量及验证方法。
(5)检查表应围绕审核目的、要求，确定审核项目、方法，检查什么就应达到什么目的或要求。
(6)检查表应针对审核区域关键选择审核项目，做到有的放矢，突出关键。
(7)检查表内容应包括相关过程(要求)在该审核区域的执行情况。如文件控制(4.2.3 )、纠正 措施(8.5.2)、预防措施(8.5.3)、质量记录的控制(4.2.4)均是涉及各个部门的过程(要求)，不应遗漏。
(8)在编制检查表时，应考虑：在某区域审核时，除审核该区域职能外，还应包括其 他部门的职能在该区域的情况。
(9)以部门审核为主时，检查表应列出该部门的主要过程和活动的审核内容和审核方法。在以过程或活动审核为主时，检查表应说明到哪个部门查，如何查。
(10)对总经理实现过程的审核最好按过程或活动的顺序进行。
(11)在对过程进行审核时，应对每一个过程提出如下四个基本问题：
①过程是否予以识别和适当表述?
②职责是否予以分配?
③程序是否被实施和保持?
④在提供所要求的结果方面，过程是否有效?
检查表中“审什么”应主要围绕上述四个问题。
(12)在按过程审核时，鼓励按照“目标——策划——实现
——测量和监视——改进”的过程方法编制检查清单。
(13)检查表的依据是ISO9001:2000、受审核方的质量管理体系文件及其他审核准则。2000版 标准对文件的要求和形式比较灵活。因此在现场审核时判断受审核方是否需要编制文件，应 由审核员根据被审核部门或活动、过程的特点来决定。
(14)检查表的重点应是对组织服务质量有重要影响的过程和活动，特别要注意过程间相互作用的接口及职能部门的接口。
(15)应注意抽样的合理性。不同服务的实现过程是不同的，在审核中，应对每一类过程进行审核。对支持过程，有些是可以抽样的，“如管理职责或资源管理”；有些则不能抽样。
(16)在确定检查内容时，应与来自受审核方组织内不同层次和职能部门的人员面谈 ，尤其是那些重点考虑的活动或任务的执行人员。
通知受审核部门
审核前应通知受审核部门。通知内容包括审核员、时间安排要求等。审核计划应得到受审核部门负责人的确认，必要时应向受审核部门提供检查表。
内审应按计划和程序规定进行，一般不搞突然袭击。提前通知受审核部门，目的是使他们做好充分准备，在审核前对标准自查整改。这样做的理由是有利于推动内部改进，有利于审核 双方的协调配合。