刚编写完成的《文件控制程序》，请指教！

1.目的
1.1将本企业文件和资料进行控制和管理（包括和质量、环境有关的外来文件）,
确保在质量环境管理体系使用场所的文件和资料正确、有效、适用、充分。
1.2确保质量环境管理活动顺利地开展与实施。
2.范围
适用于组织内质量环境体系相关文件和资料的控制,其它文件的管理可参照该程序执行。
3.职责
3.1 管理体系负责人负责体系文件编号规则、编写格式、审批权限的确定，统筹、组织程序文件的编写。
3.2行政人事部负责文件及文件格式原件（电子版）存档、发放、控制、废除文件回收以及相关记录等管理工作。
3.3各部门负责本部门作业指导文件的编写、登记、保管，以及相关外来文件的识别，并对本部门的文件进行整理、归类、保存。各部门负责参与作业指导文件外其他文件的编写和正常执行，行政人事部协助编写及文件格式、编号的审核,并跟进督导文件执行。
4.定义
4.1 受控文件：需要对文件的编制、审核、批准、分发、更改、回收等进行控制的文件，其封面和正文有红色“受控文件”标识，文件更改后对应原文件应当收回或更新，作销毁处理或加盖“作废”标识。
注：我司受控文件原件在封面和正文上盖“受控文件”章，由行政人事部存档，发放给各部门及人员的发行本为原件的复印件，在封面和正文上加盖“发行本”章，由各持有部门或人员保管。
4.2 非受控文件：不作为组织质量环境管理活动使用的文件,该类文件其封面或页面上无“受控”印章标识，文件更改不必通知文件持有者。
4.3 外来文件：指来源于组织之外的与组织质量环境活动有关的文件。（如：法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。
4.4质量环境手册QEM：质量环境管理体系第一层次文件，是阐明组织质量环境方针，描述质量环境体系的文件。质量环境手册是组织进行质量和环境管理的纲领性和系统性文件，也是组织进行质量环境管理的指导性文件，同时也是组织提供给顾客或第三方（监理单
位、认证机构）对其质量环境体系进行评价和证实其质量环境保证能力的证明和依据。
4.5程序文件QEP：质量环境管理体系第二层次文件，为进行某项活动或过程所规定的方法或途径。
4.6工作指导文件、管理文件WI/MD：各类工作指引、工艺文件、规定、规范、规程、标准、技术指标等质量环境管理体系第三层次文件，为支持各项管理程序在执行时的重要依据或指导文件。
4.7表格、记录FM/RD：质量环境管理体系第四层次文件，阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
5.内容
5.1 文件的制定
5.1.1管理手册和程序文件由管理者代表或体系负责人组织相关部门或人员制定；作业指导文件、管理文件由责任部门或由责任部门负责人指定专人制定。程序文件拟制为格式文件，长期执行的作业文件可拟制为格式文件。
5.1.2管理手册和程序文件应使用固定格式；作业指导文件因使用场所和具体需要不做统一规定。
5.2 文件的审核与批准
5.2.1 文件审核、批准权限





5.2.2 文件审核、批准
（1）文件编写完成后，相关人员根据审批权限进行审批。
（2）各文件审批人须对文件进行充分与适宜性的审核，并在签名栏中签名。
5.2.3 文件会审
（1）文件超越拟制部门审核权限，还需其他部门审核或修改时，则文件应送相关部门会审。
（2）各文件会审人须对文件进行适用性的审核，并须在中签署会审意见。
5.3 文件编号、登记
文件批准后，由文件管理部门进行编号，在登记版次、发行日期。
5.3.1文件的编号
5.3.1.1管理手册




5.3.1.2程序文件





5.3.1.3工作指导、管理文件











5.3.1.4表格、记录




5.3.1.5外来文件








5.3.2文件的版次
5.3.2.1版次标记
文件的版次标记由两位阿拉伯数字组成，可由1/0到9/9。其中第一位表示文件的版本，可由第1版到第9版。第二位标识文件的修订次数，可由第0次到第9次。例如版次为2/4就是第2版第4次修订。
5.3.2.2版次升级
5.3.2.2.1版次的自然升级可由1/0，1/1，1/2，……，1/9至2/0，2/1，……
5.3.2.2.2特殊情况下，如较多篇幅、内容变动或重要项目、内容的修订可以版本直接升级，如由1/0至2/0，3/0，……
5.4 文件归档、发放
5.4.1 质量环境管理体系文件由行政人事部负责归档、发放，公司行政管理等管理文件不列入质量环境管理体系的受控文件管理。国际、国家法律法规、地方政府机构的公文等外来文件由行政人事部收集、管理并发放或通知到相关部门；与产品有关国际、国家技术规范、行业标准，顾客提供的图纸、技术标准、规范等外来文件由品保部接收、管理。
5.4.2盖公司受控文件章的文件底稿及原件均由行政人事部统一归档保存，发放给各部门的文件应是加盖“发行本”印章的复印件。受控文件除给品保部发放所有质量环境管理体系文件外，其他部门只发放与本部门职能、业务相关的文件。
5.4.3行政人事部发放文件填写，在〖受控〗栏用“√“形式表示该文件是否受控。各文件接收人须在该表上签注姓名和收文日期。
5.4.4如文件使用人的文件不清晰、破损，另有需求或丢失，需要到文件管理部门申请换发或补发，不可私自复印。文件管理部门同时收回破损文件作销毁处理。
5.4.5受控文件严禁复制外借、外发，特殊需要时需由管理者代表或体系负责人同意，盖上“副本”印章作为非受控文件发出；或将电子版本删除受控标记后打印发出。因委外加工需外借、外发时,由经手人在上备注外借或外发单位,经手人负责文件的收回和文件的更新跟踪。
5.4.6本程序所附专为文件管理部门发放文件使用，编号为CHQ-QEP-01-03/1表适合于收文单位较少时的发文，编号为CHQ-QEP-01-03/2表适合于收文单位较多时的发文。
5.5 文件使用、保管、维护
5.5.1受控文件原版（盖公司受控文件章）和原版电子文档均由行政人事部统一保存，品保部应保存一套质量环境管理体系文件发行本，其他文件持有部门或持有人应负责保管各自持有的文件。行政人事部的存档文件每三年归档一次，即与认证周期同步，在认证（换证）后的6个月内，将前一个周期三年内的手册、程序文件、职业指导文件归档。
5.5.2受控文件持有人应将文件妥善保管，防止文件遗失及污损。当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到该文件管理部门申请更换，交回破损文件，补发新文件。
5.5.3 受控文件持有人不得擅自复印、涂改持有文件，当需要增加份数时，向文件管理部门申请。公司内不得使用未加盖〖发行本〗印章的受控文件复印件。一经发现，立即由文件管理人员收回销毁。
5.5.4 当文件持有人不慎将受控文件丢失，应办理申请领用手续，但必须在申请中作出说明，文件管理人员在补发文件时，应给予新的编号，并注明丢失文件的编号作废，必要时将作废文件的编号通知相关部门，防止误用。
5.5.5 文件管理部门应建立，并在文件增加、修订、换版、作废时及时更新的相关内容。
5.6文件更改/修订
5.6.1管理手册、程序文件由管理者代表或体系负责人组织更改，管理文件、作业指导文件由各部门组织修改，更改内容需记录在文件首页的修订记录中。记录的更改/修订仅在版本上显示并由文件管制单位保留各版本样本，不做更改/修订记录。
5.6.2更改幅度较小如错别字、较小字段的增删等可以直接在文件上用不易擦去的笔更改，将要更改的内容划掉，在旁边写上正确的内容（执行更改人员或批准更改人员应在文件首页的更改修订记录中签名）。
5.6.3更改内容复杂、较多时可采用换页方法，文件管理部门根据更改人要求重新打印文件页,由更改人校对后进行换页发放。文件首页的更改修订记录需同步更新。
5.6.4换版受控文件需重新审批后交由文件管理部门按受控文件要求重新发放。更改审批应由文件的原审批岗位进行审批。因特殊原因，更改后由非原审批岗位审批时，文件原拟制部门应提供审批所需的有关背景资料。文件更改时应注意与之相关的文件也应做相应更改。
5.6.5文件更改标识：突出显示被更改文件的条款，并在更改结束初加“/①”、“/②”，依次类推。对文件的附表作更改时，在被更改的附表代号后加“/①”、“/②”，依次类推。达到换版的更改不做更改标记并清除以前的更改标记。
5.7 文件作废
5.7.1文件不适合组织运作需要作废时行政人事部将原件盖“作废”章存档，发行本收回、销毁。回收记录应记入。
5.7.2 为防止作废文件的非预期使用，在发放新文件的同时，行政人事部需将所有失效或作废的受控文件及时从发放或使用场所收回，统一销毁或就地销毁。
5.7.3 外来文件，新版发行时旧版自然作废。外来文件接收管理部门每年底应对外来文件进行归档，销毁不适用的、过时的文件。
5.8文件的定期评审
管理者代表或体系负责人应联合文件管理部门、文件使用部门对质量环境管理体系文件和/或执行的有关外部文件进行定期评审，确认文件的适用性。每年底或下年初将修订文件、作废文件、保持文件等会审意见形成交文件管理部门并通告相关责任部门，监督执行文件的修订、保持或作废。
6.相关记录

7.附件