[推荐]提高会议效率

最新的技术工具不仅给会议增添了活力，而且使与会人员更加注重协作，使会议更富成效。那幺如何选择最有用的技术工具？
Jon Hanke 着
试想在一个没有会议的世界里，你再也不会忍受某部门经理边用手指叩桌子，边为预算问题激昂陈词２０分钟；也不用因为毫无收获的会议没完没了，你不得不熬夜加班干活；更无须为被迫参加与己无关的会议而生闷气。尽管我们如此抱怨会议，我们还是不能马上撇弃会议。毕竟通过会议，我们可以解决问题，酝酿良策，分享信息和做出重大决策。没有会议，我们的工作就会陷入停顿。
3M Meeting Network（编者译：3M会议网络公司）的调查表明了会议的 3个主要趋势：
如今会议空前频繁。由于企业的决策权下放更多，人们意识到做好决策需要同事提供信息，而会议则不失为达此目的的上策。
会议越来越强调协作。“工作”会议注重协作和反馈，而不是单向地传达信息。在所有会议中，这种会议所占比例越来越高。
会议经常包括远程参与者。１０年前，名副其实的全球企业少而又少，几乎没人听说过远程通讯，更没参加过远程会议。而今形势大变，多数人参加会议时，会发现经常会有人用电话或视频方式参加会议。
选择众多
上述趋势说明，未来的会议成功与否，一定程度上取决于会议中技术的应用。3M会议网络公司经理Michael Begeman（贝格曼）认为，现在有很多技术可用于开会。
为了理清各种技术选择，贝格曼设计了一个矩阵，将各种会议室技术与其最适用的会议类型一一匹配起来。贝格曼说，“多数人认为开会就是开会。这个矩阵会给大家一些不同的启发。”
这种矩阵将信息传达型会议与协作型会议区分开来。前者旨在向人们报告信息，后者则强调脑力激荡，达成共识并做出决策。同时它也将本地会议和远程会议区分开来。
“人们可以根据矩阵图来分配会议室设备的花费，”贝格曼说，“如果会议内容的８０％是做报告，就应该用几台多媒体投影仪。如果８０％的内容是与不同地点的与会人员进行远程讨论，那就该花钱买数据会议工具。”
传统的白板和挂图是协作型会议中两种最常用的工具。尽管它们的作用巨大，但传统白板存在一个致命缺陷。你很快就会写满它，想要继续的话，必须要等人们把上面的内容抄下来，否则擦掉后上面讲的信息全部丢失。
而电子白板可以省却烦琐的抄写任务，让你按着会议的节奏顺利进行下去。而且，电子白板因型号的不同，可以将白板上的笔记当场打印或在旁边的电脑中存档，以便以后打印和分发。在所有的会议室高科技工具中，电子白板应属于最实用、最方便的工具。
增加的功能
尽管协作型会议工具日显重要，但仍将有很多会议要你去讲故事，以说服或启发听众。
贝格曼指出，在这些会议中使用视觉辅助设备，听众则能记住更多的信息。“你应随时利用视觉辅助工具，而不光是站着说话”。
这类工具包括简单的讲义、录像带、投影胶片、35毫米幻灯片，或电脑多媒体演示，用投影仪或大屏幕显示。但这些技术并非都适用于每次会议或每个演讲者。
“技术应能增强演讲人的信心，而不能让他感到紧张不安，”贝格曼说，“如果利用技术的效果适得其反，那就得不偿失。”
缺少技术的话，要举行远程会议难如登天。对于小规模协作型会议，使用电话和视频会议系统是最常见的选择。其中尤以电话会议最常用，因为电话会议系统使用简便，且成本较低。最新的电话会议系统还能达到让远程会议参加者如临其境的效果。
不过视频会议系统另有一个重要功能，那就是能让与会人员看到非言语信息。它还能加快决策过程。如果与会者需要建立某种联系，或处理冲突或争议时，面对面的视频会议便显得价值无比。
主要衡量标准
多媒体投影仪、视频会议系统等会议设备意味着巨额投资。所以要避免它们成为华而不实的装饰品，惟一方法就是谨慎规划和产品研究。
3M公司有一种试验标准，可以检测会议室工具是否合用。这种标准就是 技术必须简单实用。
“Cyber Meeting: How to Link People and Technology in Your Organization”（网络会议：企业中人和技术的联系）一书的作者之一James Creighton（克雷顿）则更进一步，他认为，会议室技术只有在发展到象电话或投影仪一样人们可以随意使用时，才能被人们广为接受。
“我们的一位朋友曾为一家日本公司设计了一间未来会议室，”他回忆道，“每个座位前面的桌子上都安有一部电脑。每个人都有一支红外线笔，可以在自己的位子上往白板上写字。但当大家真的很激动时，就会抓着水笔跑到白板或卡片薄前写个不停。原因是他们根本忘记了技术的存在，一心只在想点子。”
会议顾问、主持人和演说家Jana Kemp（凯洁娜）补充说，会议室技术的一个最大误区就是装备的技术超出自己的需要。
她的建议是：“使用能帮你达到会议目的的工具，数量不在多，只需必要的工具就可以。”
克雷顿补充说，“如果连如何开会的基本培训都没参加过，就斥巨资购置这些技术，那是非常愚蠢的。”
我们正进入一个协作型会议的时代。正如Breakthrough Business Meetings（商务会议突破）一书的作者Robert Levasseur（莱弗索）所说，“技术本身力量无比，但如果人们不懂如何召开协作型会议，也不会给他们带来多大益处。”
原文摘自 Presentations杂志，１９９８年７月号。Bill Communications, Inc.公司１９９８年登记版权。沉浩云译。
作者Jon Hanke是Presentations杂志的高级编辑。

使会议富有效率
人们对开会抱怨最多的三个方面是会期太长、主题分散及与会人员针对性不强。如何解决这些问题？
* 召集合适的人员参加会议。研究表明，5至9人为参加讨论和决策的最佳人数。对于每位潜在的与会者，你应该自省：该与会者会上能发挥什幺作用？其本人能否受益？
* 明确会议主旨。会前分发一份会议日程，表明你很珍惜同事的宝贵时间。书面会议日程不仅应写明会议开始时间，而且还要写明会议结束时间以及每项议题所需时间。
* 把握会议节奏。准时开会，即使部分与会人员迟到也不要等。确保每项议题讨论不超出预定时间。可以指定一人负责提醒时间。