如何管控外线电话

今天资信部门将我部门一月的外线电话费给拉出来了,总共一万多.把我们总经理给火大了.说我们部门在瞎胡搞.一个月用那么多电话费.今天我把话费清单拿过来一看.发现80%都是在夜班打的.最离谱的是有个电话竟然打了三个小时.现在我们部门的唯一的一部外线电话也被封了.请教如何才能管理外线电话.