关于记录控制的疑问

想请教坛子里的朋友：
1）记录/表单一定要编号吗？
2）记录保存期限的定义主要依据是什么？

我们公司的控制办法是：各部门共用的表单由DCC控制，各部门特别是生产部门自行设计的表单由相应部门控制，外审员建议所有表单都由DCC控制，这样可以减少在表单保存期限定义上出现差异，但问题是我们公司生产部门较多，产品类别较多，各生产部门根据自行需要方便设计了不同的表单，由DCC控制势必会带来很多工作量，而目前我公司DCC只有2人。

请大家针对我上面的两个问题，谈谈贵公司的管控办法，一同探讨表单管理最有效的管控方法，多谢！！:D