发一个关于质量记录保存期限的程序说明

－4.2记录控制
文件编号：JY/QH－A001－2006

过程号：4.2.4 实施日期：2006/11/25
4.2.4 记录控制
1过程识别 2过程责任者 3过程期望的绩效目标值
M1
文件和记录 2.1主责
★ 品管部负责质量记录的归档，指导各部门正确使用质量记录。
2.2协责
★ 各职能部门负责质量记录的正确性及建档、分类、发布、储存、维护与销毁的管理。 3.1记录清单准确率100％。
4 内容：
4.1总则
品管部负责制定《质量记录控制程序》。
4.2质量记录的保存及维护
4.2.1质量记录须清晰明确，看得清楚。
4.2.1质量记录按属地管理的原则由分管使用的部门定期收集、归档、装订、妥善保管。
4.2.3质量记录应包含顾客指定的记录。
4.2.4记录控制必须满足使用的法律法规和顾客的要求。
★ 文件（包括过期/停用的文件）的存档必须受控，以便将来用以证明质量管理体系、过程、和产品在某一时期内满足了质量要求。
公式：保存期＝使用期＋存档期
★ 文件和记录的整体历程可分为使用期和存档期两个阶段。使用期就是文件和记录在公司被使用的时间。当文件和记录不再被使用后，应归档。自此始，文件和记录的存档期开始。
存档期开始于：文件――当文件被更改且新版投入使用后；
记录――当记录在公司的工作流程中不再被需要后。
★ 无论是在使用期还是在存档期，都需要对文件和记录进行保存（保存方式可能有所不同）。因此使用期和存档期合称保存期。保存期起于文件和记录的生成，终止于文件和记录的销毁。
★ 对于与“公司日常质量管理活动”有关的文件和记录，较短的存档期（1年至3年）就足够了。
★ 对于涉及“安全和法规、有关特殊特性”的文件和记录，应有较长的存档期（15年）。
★ 出于积累经验的目的，开发文件可以保存较长的时间。
★ 电子文件可以长期保存。
★ 为了有效管理，避免混淆和麻烦，公司应尽量统一存档期。
4.2.5当政府和顾客有要求时，应按其特殊要求执行。
4.2.6以上规定的保存时间，应视为最短保存期限。
4.2.7各职能部门按《质量记录控制程序》进行管理和处理。
5 支持性文件
5.1 JY/QH－B4.2.4－001 《质量记录控制程序》