如何控制新设备、工具的calibration

最近碰到一个困难，公司生产部门有一些新买的工具直接使用了，使用者没有通知校验工程师，故没有纳入校验计划。除了使用人通知校验工程师以外，还有什么方法可以主动知道公司买进新工具等来有效控制校验设备呢？
公司目前现状是对于固定资产的新买进产品，都需要填写单子，其中需要校验工程师签字确认此设备或工具是否需要做校验，然后纳入校验列表中。
但是现在有些工具不属于固定资产，就不通过校验工程师确认这关，那如何可以控制新买来得产品都能够被校验工程师识别后才投入使用呢？
谢谢各位大侠了