客户抱怨处理单选择

想问一下各位路过的高手是如何处理客户抱怨单的，你们是只填自己的单的还是只填客户发过来的单，还是两张单一起跑呢？
我们有好些日本客户，在他们对我们有所抱怨的时候都是填写他们自己的表单，然后再传真过来给我们处理。有一些抱怨呢是以其它的形式表现的，我们就填内部的客户抱怨处理单，这样子的话呢，就存在两份表单了，一份是客户的，一份是自己的，想问一下各位高手，在客户发给我们单以后可不可以不填自己的单，而是跑客户的单？或者在接到客户的单以后，再填自己的单两张一起跑？（这样会增加业务人员的工作量，因为还要翻译￣）
高手支招，你们是如何做的？