二方审核的问题...

如今真的是体会到日资公司的严了...我们公司还没跟他们配套呢，现在就开始严格要求我们。
问题一：控制计划与图纸、检验记录存在不匹配，如：产品XXX，外形尺寸高度要求A，而检验报告写的是B和图纸一致。
我的措施：文员要严格遵守《技术文件管理规定》，及时对新版本的技术文件进行复制并发放到相应部门。（经查明是因为文员没有及时对新版本图纸进行发放，所以导致检验图纸跟控制计划不匹配。）
证据：技术部文员能及时对新版本技术文件进行复制并发放到相应部门

现在客户的审核员回复是：问题1控制计划与图纸不符；
问题2控制计划与检验报告不符；
对策：何杜绝类似情况再出现，
证据：不能接受


请问我该怎么去制定措施呢~？我 没招了