内外部信息交流的方式

刚到公司时间不长，我们公司做的是质量跟环境两个体系，发现公司的信息交流控制程序里的要求并不太现实，想做一下修改，请问一下，一般以下内外部信息交流的方式是怎样的？
内部信息有：
a常规信息，如：各类质量统计报表、方针/目标/指标的检查记录、内审和管理评审报告以及其他活动记录；
b不符合信息或潜在不符合信息；
c突发信息，如出现重大质量事故、出现火灾情况、人身工伤事故等；
d法律、法规及其他要求的遵循情况；
e 环境因素识别与确认；
f 重要环境因素的控制；
g 环境目标、指标和方案的制定、实施与完成情况；
h环境表现的监测结果；
i异常或紧急状态应急信息；
j环境培训情况；
k各部门和工作岗位间日常联络和其他信息通报等。
l其他内部信息。

外部信息：a认证机构、政府机构、上级组织、行业协会等反馈的信息；
b政策法规标准类信息，如产品标准、产品质量法和环境相关法等；
c其他外部信息，如市场动态、顾客、供方意见和相关方抱怨等。

我们公司现行的程序要求是由体系部门负责以上全部信息的统计，将以上信息记入一个信息一览表中，但信息实在太多，这样做的话很繁琐。