请教一个不合格项的整改

上月底外审，开了3个不合格项，其中一个不合格项是检查我们的生产流程单，发现有3只不合格品，说没有记录不合格品的性质及随后所采取的措施。不符合8.3条款。我后来对这个流程单跟踪时发现其实这3个不合格其实是缺数3只，所以在流程单上也没有记录，只是从上道工序至下道工序灯泡数量上直接少掉了，请教这种情况如何填写原因分析和纠正措施。