工艺文件和检验文件的实际应用问题

我们的产品在工艺方面有个工艺规范，我们的检验文件也是根据工艺规范制定的，因为实际生产中出现了很多无法判定的，工艺规范不全或者太严，然后就某些问题，生产、品质、工艺的工程师们就开会讨论，最后定结论。结论他们就打印在一张纸上，然后由部分工程师签名，放在产线当检验依据了。
这里我有两个疑问：一个是文件（这张纸）没有受控，有工程师签名是否就代表它能用，具有了受控的意义
另外已发行的工艺规范和检验文件又相冲突，迄今为止，工艺规范和检验文件还是没有更新，我认为该马上更新这些文件（按照产线的检验员来说，它们形同虚设），但是没有人去做，老大们也是当没事一样，我不知道出什么状况了