体系人请进----讨论一些基本的QMS问题

内审发现如下几个问题，但领导说这些都不是问题的问题，望大家赐教：
1.公司所有文件采用电子档形式发放；
但没有发放记录，接收记录（注：各类文件的审核栏中有各部门负责人的签名），这个我觉得只能做一个文件评审的动作，不能做为一个接收和发放的记录；
文件修、变更、作废均没有相关记录，在文件控制程序里面有一句，如果文件小范围的更改可由MR审订，不必填写更改通知单；
上述发现的地方，个人觉得应是一个一般不符合项，在ISO2008中的4.2.3和4.2.4中有充分的描述；文件的变更、作废，一般只涉及换版都需有相应的记录，至于小范围修订只限于文字或排版，不至于引别人误解或变更流程的修改方可不记录，记得去年在浙江一家公司外审时，CQC的老师说虽然各类记录的作废期限有规定，但你在某年某月某日消毁了哪些文件同样需要做一份清单予以记录，不知这样是否合适？
2.公司进料物料的规格书没有处于受控范围之内，也未作为一种外来文件，没有相应的清单和记录；公司目前有一运行系统，全球共用，部分物料的规格书已上传，还有部分物料的未上传，还有一部分重复上传或新旧版本重复（上传这一动作只有文控中心有权限，上传后其它人无权修改与删除）；由于系统中的资料混乱以至现场检验员作业时从未在里面找相应的规格书，直接从SQE的系统中寻找相应的规格书，所有进料物料的规格书由SQE在供应商的网站上寻找，公司目前大部的物料属于标准件；
上述现象，我个人按ISO2008理解，该类文件无论属于外来文件还是内部文件，均需进行受控，让检验员统一从系统调取作为检验的依据，同时应定期清理系统中过期或旧版本的文件，这样会减少一些误检，错判的机率；
另外，我不知道其它公司专职从事体系的人员在忙些啥呢？本人之前所在的公司都是小庙无体系工程师这一说，基本由品质主管所兼任，现在自己真正专职从事这个，相反却感觉整天无所事事，要不也是做一些不痛不痒的事呀；由于职责与权限所在，很多事情只能说说，往往是不了了之呀；现场进行调查流程，抽查作业方法，查看是否与公司的文件描述一致，是否有可以改善的空间（流程上），处理内审，应对客人的审核，编写调查报告，基本也就这些事，但成绩总是看不到！
个人虽然品质管理各个岗位有所经历包括体系，但并不精呀，口才还不是一流，所以还请各位帮忙看看上面二个问题是否有更好的方法解决，并阐述一下各公司体系工程师的职责或亲历所为，谢 谢了哟