实战：品质记录控制之表格整理整顿

在这里很认真地和大家一起分享并探讨一个ISO管理难以回避的问题----那就是记录控制，今天谈表格管理心得。

我们知道ISO文件通常分四级，即质量手册--程序文件--作业指引--表格。现在新建立一个体系很快，找找模版，稍微修改就可以做内部体系文件，应对审核是小case！要想体系运行有效，我觉得表格有效是重中之重！

下面分享我现在的公司表格整理整顿状况，大家可以探讨，批评和指点，“莫肥（murphy）”在这先提前谢谢。

1.背景&历史

公司95年通过ISO认证，2002年从94版匆匆过渡到2000版，当时做了很大修改。把94版非常详细和繁多的作业指引进行了删减，程序文件从文字描述方式改成流程图（但是没有了职责和权限，包括了文字说明），表格方面没有大的改动。
94版ISO表格控制方式是：在表格右下角写上对应的文件编号，表格制作原始日期；
2000版表格控制方式是：DCC在已受控表格右上角加一个“规”字印章，DCC有一份加“规”的表格的清单。

2.第一次整顿

我到公司后，发现DCC的表格清单与实际不符合，决心啃啃骨头。于是把公司所有在用的空白表格都收集一份，顿时傻眼了，
发现问题如下：
----没有一份详细描述表格管理的文件
----很多在用的表格名称与清单不一致
----很多表格是95.96年制定的，里面提到的文件根本不存在
----表格的受控方式太山寨，新表格都是标记了个“规”，部门不知道什么意思
----一些表格多个部门使用，各种时期的版本的表格存在
----印刷的，打印的表格各式各样
----ERP系统中的表格没有一份统计清单
----表格内容填写没有固定要求
----表格没有落实保存期限要求
----很多表格没有电子档，代代人复印相传
.....

处理措施：
1）建立表格管理的作业指引，说明什么叫品质记录，受控....让人知道什么样的表格需要受控
2）将品质记录改为对应部门管理，取消“引用文件编号”的方式，采取的是部门编号方式...（快到斩乱麻，至少部门知道有多少份在用的表格；对于跨多个部门的表格，归属为最先填写的部门；弄不清楚地，归属为品管理部）
3）建立品质记录清单，详细说明表格的名称，编号，版本，新旧对应关系，与文件对应关系，使用的部门，使用频率，受控日期....
4）所有表格建立电子表格，增加公司抬头，统一DCC编号受控（不受控的不能用于交流使用）
5）新旧表格给出半年的使用过渡期限，半年之后不能使用旧版
6）所有文件提到的表格，需要将电子档插入在文件后
7）发现的文件需要附加空白表格

3.第二次整顿
第一次用了一个月的时候整理整顿，形式上看上去好了。这样，无论客人查看还是ISO审核，都能给展示一个好的系统。整理之后运行了一年多，中间也发生一些更改，如：
1）表格更新后，文件提到的表格也要更新，更新非常麻烦。
措施：取消文件附带表格要求，表格上传服务器，各部门需要时自动下载/打印或提前申请印刷
2）整理之后，部门喜欢用表格指导管理，新表格增加快，编号管理麻烦
措施：各部门安排一名指定的文件管理员，DCC每月组织人员回顾文件和记录控制状况，授权部门文件管理员编号表格/上传表格

最近审核，客人审核很细，发现一些现象，如：部门仍有新旧表格使用，表格用铅笔填写，修改涂抹，表格空白地方没有采取任何措施，实际表格与品质记录清单版本不一致 ....

大手笔措施：
1）DCC组织人员全面审核公司200多份纸张表格，到部门抽查空白表格和实际表格，列出问题
2）品管部召开全员大会，动员优化表格，原则如下：
---不需要用的表格，删除
---可有可无的，删除，
----需要的，必要有
----用于追溯/统计和分析的一定要有表格（记录）
----保存期限以客户要求，产品有效期要求和法律法规（如：安规）要求的为准
----能采用电子档的采用电子档，尽量无纸化办公
---能合并的，能通用的，则合并处理，减少表格数量
----ERP系统产生的报表需要受控
3）旧版表格一律作废处理（不舍哪有得）
4）例出表格和文件的矩阵表，表明对应关系，便于修改和查询
5）落实巡查和监督工作
控制策略是采用“先做减法，再做加法”的管理方式去处理。

4.这次表格的整理工作正在进行中。我的想法是，表格整理好，对体系真正的有效运行是保障。这是目标管理，是统计分析的基础，是建立良好的实用质量管理体系的重要一步。

5.以下投票，是Check 大家公司表格管理狀況，确认是否需要整理整顿公司表格.....希望投票统计结果，能反映众多公司的表格管理状况，这些数据给我们品管人员找到一个理由，”咱们公司表格整理要提到日程上来了！“

由衷感谢各位参与者！

murphy
2010.12.04