现场使用的表单是否一定要有相应的表单编号？

如题，现场使用的表单是否一定要有相应的表单编号？最近发现公司有个别部门有新增的设备点检表（主要是点检是否处于通路状态），建议加表单编号受控时，相关人员解说这个只是个参考资料，关于这样的表单不放在质量管理体系文件可以吗?如何解说才能让相关部门明白。
注：此项记录是相应的三阶文件要求做的。文件上是说相关部门按要求做好记录。