转贴：TQM日常管理！

一、日常管理的涵义
公司内各部门，在组织图内的职务与权责范围，为达成其日常工作任务的一般性的活动。此活动是以P.D.C.A之管理循环作为系统性的推行动力。此管理活动是以维持现状为中心，必要时得做局部性的小改善，所以日常管理之目的是维持企业目前之水准的管理，并提供改善之参考信息。

二、组织的基本型态
(一)直织组织





(二)直线‧幕僚组织

(三)功能组织






三、日常管理应有之基本认识
Ÿ在执行日常管理工作之前，首先应有后工程即为前工程的客户，同时对于接触的对象即为客户，在进行各种活动时，应时时刻刻在这种意识，并且一直以满足现在客户的需要为第一要务。
Ÿ明订或再充实部门职掌与个人职务，使人与工作有效的配合。
Ÿ管理阶层（管理者、监督者）对于日常之业务活动应设定管理项目予以管理。

四、品质链

Ÿ供货商：
(1)谁是我直接及间接的供货商？
(2)供货商知道我的需求吗？
(3)我如何让供货商知道我真正的需求？
(4)供货商有能力来满足我的需求吗？
(5)我如何建立起跟他们沟通的管道？

Ÿ顾　客：
(1)谁是我的直接及间接的顾客？
(2)顾客期望我为他们做些什么？
(3)我能发掘出他们真正的需求吗？
(4)我有能力去符合他们的需求吗？
(5)我如何建立起跟他们沟通的管道？


功能组织图（图例）

作业表（范例）
作　　　业　　　表
姓名　田永年 职称　股长 备注
职务编号 内　　　　　　　　容 量 每周工作时间
７ 出差的安排（股长以上） 1

８ 订工作计划（本身及部属） 4-30’

9 课内工作的连系 3-30’

2 接听公务电话 2-30’

1 誊写笔记 5 2

1 接受口头指示 ５ 2-30’

8 股内会议的规划及主持 4

8 审核部属的工作绩效 6-20’

8 分配工作并给予必要的指示 7

3 完成课务会议记录，并提出报告表 4-40’

9 其它 2



合计时间 40
日期5/14 单位　文书股 股长　田永年

现行的职务分配
职务分配表 单位：文书股 审核人：陈正行 日期5/16
分配状况 姓名：田中年 姓名：陈秀兰 姓名：杨雅芬 姓名：高利敏 姓名：张婉如 姓名：
x 现在 改进方案
李大海 职称：股长 职称一等书记 职称一等书记 职称一等书记 职称二等书记 职称：
职务编号 职务 量 每周工作时间 作业 量 每周工作时间 作业 量 每周工作时间 作业 量 每周工作时间 作业 量 每周工作时间 作业 量 每周工作时间 作业 量 每周工作时间
1 书写函件 33:30 速记和清写 5 2 电传打字 4 2:40 电传打字 4 2:40 杂项文件打字 7:20
函件口述 5 2:30 把速记改打字 5 2 函件打字 7 3:30
文件收发 90 5 原稿打字 10 5:40
2 接客事项 23:30 接电话 2:30 接电话 5 接电话 4
处理会客 5 处理会客 5
处理开会事宜 2
3 造会议记绿 4:40 造会议纪录和报造书 4:40
4 造报告书 39 该课业务报告及记录报告打字 5:30
造特别报告及打字 7:40
5 规则管理 39 保管规则条文 5:30 保管及维持公司规则 9
保管规则条文 7:20 保管公司规则条文 11:30
调查规则条文 1 调查规则条文 4:40
6 管理文件档案 41:50 文件、函件档案管理 5:40 函件档案管理 7:20 电传打字档案管理 1 电传打字档案管理 5:30
电传打字 2:30 函件档案管理 7 函件档案管理 1 函件档案管理 5:20
电传打字档案
7 有关出差事务的管理 1 准备出差事宜 1

8 监督业务 打工作计画 4:30
主持工作单位会议 4
检查工作效率分配工作 6:20
9 杂务 课内的连结、协调 3:30 股会议 2 股会议 2 股会议 2 股会议 2
其它 2 其它 2 其它 2 其它 2 其它 2

合计 200 40 40 40 40 40
检讨 那些工作费时间最多?有无错误的人力运?是否适当利用技能?无关联性质工作是否太多?工作是否过于细密化?工作分配是否平均?

五、职务分配
(1)制定作业表
(2)制定职务表
(3)制定职务分配表
(4)检讨职务分配
(5)改善职务分配

六、日常管理体系

七、日常管理的目的
(一)落实品保管理标准及企业五大管理机能的运作。










(二)厘清部门职掌与个人职务，使每个人的能力完全发挥。
(三)强化团队合作，提升员工工作职能及干部管理职能。
(四)建立部门管理要项，维持部门管理水准及企业正常营运绩效。
(五)强化企业基本经营体质，满足内、外部顾客需求。

八、日常管理与方针管理之关连
Ÿ维持、改善、突破











方针、日常管理与管理水准之对照图

Ÿ部门别管理、机能别管理、方针管理、日常管理之关联
区　　别 方针管理 日常管理
部门别管理 ◎ ◎
机能别管理 ◎ ○
◎有关连
◎强关连

九、日常管理的运作流程























日常管理活动即是不断地执行P.D.C.A管理循环之活动使企业生生不息。

十、推动日常管理的十大步骤
1.制定部门职掌表。
2.制定工作盘点表。
3.制定职务总表，并进行职务分配。
4.制定职务说明书。
5.管理项目之制定与展开。
6.管理项目的设定步骤。
7.依据相关之程序、标准或规范执行。
8.基准值与结果之比较。
9.必要时采取异常处置。
10.定期检讨修正。

(一)部门职掌表
1.列出为达成公司任务所应做、应管的工作项目。
2.明确划分职掌，使各部门与工作有效配合。
3.确定前后工程之相关输入、输出之需求。
4.支持部门及支持程序编定。

(二)工作盘点
1.由本人亲自填写，明确记载个人现行工作的真实状况及所需的时间。
2.以每周为单位，量化每个作业为〝周〞所需之工作量及频率。
3.移转工程所需之窗体，需考虑与MIS连结。
4.以管理阶层中心。

(三)职务分配
主管了解部属之工作盘点，并依据下列检讨要点进行职务分配。
1.汇整部门职务并与职掌对照检讨。
2.各项职务的时间配置是否适当。
3.人力运用是否与职务有效配合。
4.业务划分是否明确。
5.是否适才适用。
6.工作分配是否平均。

(四)职务说明书
1.依职务分配结果，重新透过改善程序，制定新职务分配表。
2.将上述之资料（职务重新分配表与工作盘点表，转换为清晰之职务说明书）。
3.经审查核准实施后，注明发行日期，供各部门作为依据。

(五)日常管理的管理项目之制定及展开
1.管理项目之制定：为确保管理水准，而提出作为管理对象之项目。该管理项目之选定，必需与所需管理事项是相关的。
2.对管理项目的应展开：
‧管理项目范围之界定与承诺。
‧采取目标管理。
‧P.D.C.A循环之运行。

(六)管理项目的设定步骤
1.职务内容应明确化。
2.目的／基准亦应明确化，并尽量数字化。
3.列出可以配合达成目的的管理项目。
4.把可以数字化的管理项目列成一览表。
5.把不可以数字化的管理项目亦列为一览表。
6.各项管理项目使用之表格标准化键入计算机，联线管理。
(七)管理项目设定时应注意事项
1.对于经济效益有影响者方可列入管理项目。
2.可以单纯的绝不复杂化。
3.可衡量、可控制、可比较、不限制。
4.结果与基准值之比较。
5拟订日常工作要项管理表及各要项实施计划表。
6.月、季、年绩效评估。

十一、日常管理的督导、教育训练、人才培育前提：
1.职工人员多功能化。
2.落实品质教育的范围。
3.员工在日常工作中，配合日常的管理。
4.资源提供者的决心与承诺。
5.支持系统的操作与支持。
6.共识的管理目标及计算方法。

(一)日常管理之督导
Ÿ信息数据之收集
Ÿ数据之分析汇总
Ÿ方法之研究比较
Ÿ最佳方案之策定及执行
Ÿ效果之追踪确认
ŸP.D.C.A循环不停地运行，促成良性循环

(二)教育训练
由于产品或服务不断地创新及人员之更替，使得教育训练在日常管理中占有极重要的地位。
Ÿ教育训练需求之收集
Ÿ教育训练需求之汇整分析
Ÿ教育训练计划之规划、拟定
Ÿ教育训练计划之执行
Ÿ教育训效益之鉴定检讨
Ÿ利用P.D.C.A之运行有计划地执行

(三)人才培育
近年来劳工意识抬头对于工作环境及工作性质，公司未来的远景，都是员工求职、任职之基本考量因素，已不再是已往单纯薪资上的考量，因此对于员工之培育及生涯规划，乃是留任之重要依据，人才培育自然也成为留住人才之最重因素之一。
人才培育：
Ÿ人事考核
Ÿ人力专长及性向之分析归类
Ÿ人力规划、人际沟通
Ÿ人才培育计划
Ÿ配合教育训练、组织合理化、工作效率化、人力规划、执行、效益确认修正。
ŸP.D.C.A反复运行以提高公司之竞争力。

十二、异常处理
1.确认异常发生的事实
2.调查、分析异常发生的原因
3.应急处置
4.再发防止的对策
5.改善效果的确认

十三、绩效评估
(一)绩效
各部门的
机能团队的
个 人 的

全体的成果


以能够实现的形式
明确表达的一个体系


定期的经营
绩效报告

(二)评估
1.企业内各个次组织的计划及可执行的基准，其成果
──以期、月、季、年为掌握依据
──以计划、目标、前期基准为对照
2.个人的业务成果
──以期、月、季、年为掌握依据
──以个人职务说明书为对照
──与个人年度考核相结合

(三)绩效评估导入的步骤
1.选定评估对象，所有部门或特定部门或个人。
2.选定评估项目及计算方式。
3.决定评估与奖励的方式。
4.决定报表格式及数据收集方式。
5.注意绩效评估报告与其它会计报表的相关性及整合性。
6.试行→修正→正式实施→修正→标准化

十四、奖励
1.部门绩效奖励方式可为部门绩效奖金、奖杯….。
2.部门主管绩效奖励方式可为升迁、调薪、主管奖金…
3.个人绩效奖励方式可为分配部门绩效奖金、年度考核成绩…。
l绩效的基准 l绩效的奖励

十五、标准化
(一)标准的分类
1.规定
一般规定、组织规定、事务规定。
2.规格
原材料规格、半成品规格、制成品规格。
3.标准
设计标准、技术标准、检查标准、试验标准、操作标准、管制标准。
(二)标准化
以4W1H1C制定／修定标准，并经核准后实施。
(三)实施的管理
1.对相关人员进行教育训练。
2.部门主管确认作业进行是否确实遵照标准。

十六、永无止尽的过程改善







S(Standardize)：标准化 C(Check)：检讨
P(Plan) ：计　划 A(Action)：改善
D(Do) ：执　行


日常管理－教四
一、涵义 1
二、基本组织型态 2
三、基本认识 5
四、品质链，供货商，顾客 6
五、职务分配 12
六、管理体系 13
七、日常管理的目的 14
八、日常管理与方针管理之关连 15
九、日常管理的运作流程 16
十、推动日常管理的十大步骤 17
十一、日常管理的督导、教育训练、人才培育 24
十二、异常处理 28
十三、绩效评估 29
十四、奖励 32
十五、标准化 33
十六、永年止境的过程改善