质量文件编写规则

质量管理体系文件编写规则





识 别 号：LI-TE-KJ-02
分 发 号：

编 制:
审 核:
批 准:





xxxxx
二○○三年七月十日


０ 目的:
指导质量管理体系文件的编写使质量管理体系文件编写规范化。
１ 范围:
适用于质量管理体系第一、二层次文件的编写，其它体系作业性文件可参考。
２ 相关文件:
GB/T19000-2000 《质量管理体系-基础和术语》(idtISO9000:2000)
LI-QM-XXXX（年份）《质量手册》
LI-TE-KJ-01 《质量管理体系文件编号规则》
3 编写要求
3.1 总则
依据质量管理体系标准和集团公司《质量手册》要求，应制定适宜的文件，文件内容依据人员培训情况和活动的复杂程度可有不同的详细程度，文件要简要明了。
3.2 格式、结构和内容。
3.2.1 格式
《质量手册》或《程序文件》封面格式见附录A。
《质量手册》或《程序文件》正文页眉、页脚格式见附录B。
3.2.2 结构
1) 正文编排可按以下顺序编写:
a) 目的
b) 范围
c) 职责
d) 内容和要求
e) 相关文件
f) 记录
2) 章、条、段编排
a) 章:第0章:目的，第1章:范围，按正文要素顺序排列每章必须加标题。
b) 条:章或条下可设条，只有一条时不设条，章下条或条下条之间不能设段，条应尽量加标题，每章的条或每条下的条如加标题均加标题。条必须加条号如4.1，4.1.1 ....条下条一般不超过3层，如4.1.1.1 以后不要再设条。
c) 段:段不加序号，但段与段应另起一行，段内如需区分，可用1)，2)，3).区分，再往下可用a)，b)、c)区分。
3.2.3 内容
文件名称、编号及各章主要内容要求:
1) 文件名称:
文件名称中不用“企业”、“....标准”、“报告”表示文件性质的措
辞。
2) 文件编号:按“质量管理体系文件编号规则”规定。
3) 目的:制定本文件的目的及涉及的活动的目的。
4) 范围:本文件适用的场所和活动。
5) 职责:列出从事活动的部门或人员的职责
6) 内容与要求:用于规程类文件，按照活动的顺序详细描述做什么，谁来做，何时、何地和如何做；使用什么材料、设备和文件；如何对活动进行控制和记录，规范类和规则类列出具体规定和要求。
7) 相关文件:列出引用的文件一览表，包括文件号和名称。
8) 质量记录:列出活动中涉及的记录名称。
9) 附录:文件的附录是正文不可分割的部分，列入正文。

1. 措辞要求

4.1 事物表述要求
1) 不得用不必要的形容词，范围限定词。
2) 事物名称文中应一致，并与质量管理手册，程序文件保持一致。
3) 不得使用“等”、 “等等”或“其它”来表述明确列出的事物。
4) 使用“有关”要表明与谁有关。
5) 表达要确切，不得含糊不清。
4.2 动词形式
1) 除了在不得已的情况下，不得使用“必须”或“一定要”， 可用“应”或“应该”。
2)表示禁止,不得用“不可以”等含糊词语。
3)不得用一个动词表达两项或多项活动，如"审批"、"测试"、“报批”这类动词。
4)不得用不容易理解的动词，如“搞”、“弄”。
5)尽量不用不易界定的表示程度的副词来修饰，如“认真” 、“坚决地”、“彻底地”。
4.3 引用
引用的文件或文件在正文中只写出文件名称，用“按....”、 “见.....”引出，并用“《》”把文件名称括起来。引用正文中某些条文不必用“详见....”、“具体按....”、不必使用“条”字样，可用:
─“按第3章”
─“按3.1”或(见3.1)
─“按3.1.1”或(见3.1.1)
─(见附录B)。
4.4 时间、频次表述
1) 不得用“定期地”、“不定期地”应以“每年(月)X次”、“每年(月)至少X次”；
2) 不得用“经常地”、“日常地”应以“按...规定.....”。
4.5 信息传递表述
1) 送与报要分清；
2) 传送人和接收人要表示清楚；
3) 同时传递多人的要一一列出。
────────


附录A： 质量手册（或程序文件）封面格式

控制状态：■有效　 □作废
识 别 号：
控 制 号：
持 有 者：

────────────────────────────────────




质量手册（或程序文件）

第 X 版














XXXX－XX－XX发布　　 　 　　XXXX－XX－XX实施
─────────────────────────────────────
X X X X X X X X X 公司 发布

附录B：质量手册（或程序文件）正文中页眉、页脚格式
X X X X X X X X X公司 质量手册(或程序文件) 识别号：
（主题词） 第 版 第 次修改 第 页 共 页

















批准： X X X 发布日期：XXXX年XX月XX日 控制状态：■有效 □作废