电子文件管控问题一二

现在文控大方向是无纸化办公，尽量以电子文件管控，但是对于我们公司的管理方式等存在很大的问题：
一、 我们公司出差频繁，为方便起见，全员配置笔记本，这就导致公司内部文件无法保证其安全，前公司属制造型企业，办公用统一为台式机，还有专门的网络安全设置，除高层领导外一般情况下，公司内部文件无法拷出内网，也不能直接外发，所以管控就比较方便。有什么好方法或建议么？
二、外包集成型企业，外来文件众多，技术类文件也绝大部分属于外来文件，大量存在内外两种版本，或只是内容有少许变更，针对这种有什么好的管理办法么