请教关文件更改和开模图纸的修改流程

公司推进体系有段时间了，但管理人员对体系管理流程和细节上的管控，不是很重视，也许是没有能太理解吧，所以整个公司的流程都不是很顺畅，我是公司的文控员，现有以下几个常规性的问题想请教下大家，希望各部大侠能帮我理下我的思路。先言谢啊，后加分。。。:D

问题一：关于文件更改的问题
技术部门出了一份产品规格检验标准，内容是包函公司所有产品型号的一个规格清单，整份文件有10多页。因为公司经常有新产品更新，几乎每周都有，所以就要修改这份清单，另客户有要求对尺寸进行修改的，也要改这份清单。如果按正常的受控文件程序来走的话，这份文件每周都要更新一到二次。技术部门觉得很麻烦，所以经常是几个月后统一改一次，这样就造成了，车间的标准更新不及时。:(
我以前的处理方法是，有新增的型号技术部门会出新图纸（清单上的尺寸就是图纸上的一些重要的尺寸数据）然后我在根据新型号到各部门手写新增的尺寸，实行了一段时间，觉得并不实用。请教大家有没有什么更好的办法来控制呢？

问题二：开模图纸的修改流程
公司产品是刹车片，需要开模的有铁掌和一些零配件，现提供给供应商的图纸是技术部制定好后，我受控发给采购，在由采购发给传真给供应商开模。在开模图纸修改的时候，我觉得应该写一份修改记录，但技术部门说，这只是开模图，不用写，也不知道怎么写，因为开模回来的样本，发现有偏差就更改咯，不用记录。我觉得这个流程是不太对的。请问大家的公司涉及到开模的，能告诉我一个大概的流程么。谢谢！:D