关于外来文件的电子版发放
ISO9001标准中
4.2.3 文件控制
质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。
应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：
f) 确保外来文件得到识别，并控制其分发；
g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件加以适当的标识。
问题：
4.2.3 文件控制
质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。
应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：
f) 确保外来文件得到识别，并控制其分发；
g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件加以适当的标识。
问题：
- 如果在企业内部网发布了电子版的外来文件（如法律法规），是否算控制了分发？
- 如果企业中某部门或个人自行采购了一本法律法规，是否要进行识别，如何识别？
没有找到相关结果
已邀请:
RSS Feed
10 个回复
qualityman (威望:1) (其他 ) 电子制造 经理
赞同来自:
1.关于电子文件的受控问题是很难解决的，我公司的做法是将电子文件在公司内部局域网上发布，将文件制作成PDF 格式，进行加密，使不能编辑、拷贝和打印，仅仅供查阅用，如果使用者自行下载是不能打印的。另外就是针对少数人员发放印有受控章的纸质文件。网上发布的好处：一是文件更新来得及时，这可以解决文件修订以后印发的麻烦，文件修订后可以先通知相关部门人员以网上的为准，纸质文件实行定期更新，比如说半年更新一次。二是可以减少纸质文件的发放量，一般只针对公司领导和部门经理发放，其他工作人员通过网上查阅。
2.法律法规的受控也可以采取以上类似的方式。关于法律法规，应规定一个总归口部门来管理，然后对法律法规进行分类，如质量类、贸易类、技术类、环境类等分别规定对应的部门进行定期收集和识别，一经识别适用于本公司，就应该填写采用申请提交总归口部门，明确适用的部门和人员，归口部门组织相关部门人员进行评审和会签，如果该法律法规与某部门无关，该部门当然有理由拒签，法律法规采用后列入目录，归口部门定期检查法律法规的执行情况，整个过程就是这样一个模式。