时间管理

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管理者要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是很多的，时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。时间是如此宝贵，但它又是最有伸缩性的―――它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力。对于生产和商业活动来，就是潜在的资本。在工业史上，经常有这样的事情：仅仅是一天之差，就可以导致一个企业的巨大成功和另一企业的倒闭破产。 所以，不懂得利用时间就是最无能的管理者。浪费时间就等于浪费企业的财富。 会不会利用时间不是单纯地看工作时间内是否充满了各种工作。有很多管理人员，从早忙到晚，不单在工作时间内挤满了各种工作。而且还在工作时间以外寻找时间继续工作。单纯从这个现象看，并不能表明该管理人员会利用时间。他的工作精神固然是好的，但他还不能称得上是最好的经理，也不能称他是善于利用时间的能手。 会不会利用时间，关键在于会不会制定完善的、合理的工作计划。所谓工作计划，就是填写自己和企业的工作时间表―――某年某月某日要做什么事；哪些事先做，哪些事后做°哪个时间内以哪些事为重点；安排哪些时间内做什么事售上都业的目标何时达到；……等等。 但是，所有计划地利用工作时并不是要求管理人员把未来的工作时间全部地填满工作内容。有计划地利用工作时间，主要是合理地安排最主要的工作和最关键的问题。这些工作和问题，只要安排得适时和得当，就会像机器的主轴带动整个机器运转那样，促使其他的事情按时完成。 因此，真正会利用时间的管理者，不是把大量时间花于忙乱的工作中，而是用在拟订计划中。能干的管理者，用很多时间去周密地考虑工作计划―――确定工作目标的手段和方法，预定出目标的进程及步骤。他不但在年初这样做，在动手做每件事以前也这样做就是说，在这些能干的管理者看来，大的目标有大的计划，中等程度的工作有中等程度的计划，小的工作则有小的计划。总之，大事小事，都要事先周密考虑。一旦考虑出完整的计划，执行起来就很顺利。表面看来，作计划和考虑问题的时间占用得多了，但实际上，从总耗用时间量来计算，却节省了许多宝贵的-----即压缩时间的流程，充分利用了每个单位的时间。 支配时间的方法 一个成功的人，善用他的时间，是最大成功因素之一。企业发展到今天，一个业务主持者，时间不够用，往往是普遍的现象，既然谁也无法获得比别人更多的时间，那么，唯一的办法是如何计划充分利用你的时间。 （一）充分利用时间 如果想要成功的支配时间，你可以使用估计、分配与控制等方法，你还可以种用排定事件先后次序、工作时间表以及分配任务等方式，来在达到目的。 只要低开始将所有的活动按部就班的作成记录时，工作效率自然就增高，介这必须在做完一伯事后，就尽快的记录下来，而且，即使是小事，也不容忽略。 （二）排定处理顺序 “对于各种不同的事，是否分配了恰当的时间去做？”“是否将有限的，几小时利用得有效？”要将这些问题放在咫思索，仔细地分析所有的活动，然后，就必须决定何事应先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做，结果很可能使堆在下面的旧公文“越陈越香“了。很多事，就是如被搁置以致成了无法解决的问题。 要避免这种错误，只有在每天晚上或早晨，坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西，花点时间浏览一番，并且归类，分成数堆，再分别缓急依次排好，这样，“陈年老酒”就可绝迹了。 （三）分派工作 当你应用这原则去处理事情时，一定会发觉有些已拖延了好几天，甚至好几个星期。如此一来，你就该去查明产生这种拖延现象的原因，相信你经常会发现有些职员，拿了薪水却没做他份内的事。你是老板，那么就完全看你怎样防止这类事重演了。通常这种情况下，是应该实施企业管理上的分层负责制度。有人使用下列的方法来改进： （1）决定那些事由秘书处理； （2）将一些工作分配给助手做； （3）然后看看其余的，再次决定那些仍可由秘书或助理“分忧”，此外，就该自己身下厨了。 （四）分配时间 当你注意今天的每一件工作时，就必须决定该花多少时间在这上面，我们把这称为“分配时间”。一大早，口述和笔录大约要30分钟，接下来30分钟就该和老板讨论了，也许你还得要15分钟的时间去应付求职者。如果你九点上班，现在已经十点四十五分了。午餐前，也许要和采购部门接角，而且说不定还得赶到市区去加扶轮衬的取会哩！这就是“时间分配”。它的秘诀是要确定你眼前的工作，到底要用多少时间，那也中只有“经验”这位先生才能帮忙了。只要这样做，你将会很快的发现不必要的琐事，都已分配给属下操心去了，再不会溜到你工作表上，这可替你濞 掉不少的麻烦。 有一位身任数家商业杂志社的总编辑，要求属下把信件都送到他办公室里，他必须拆信、看信，再把信件分成若干堆，决定分给属下那位编辑处理，接着亲自送到每人桌上。整个过程平均就了一个钟头，于是，他每天加班，要不然就带着“家庭作业”下班，才有办法把工作完成。除此以外，更坏的是他的编辑人员，不得不等他送信来，是整个编辑部门成天都是口述作业。这位总编辑之所以会这样，就是他想知道下究竟是在做什么事。但终于，他觉悟到自己只是在虚耜时间。以后，他的编辑开始直 收信，并做成新闻或新动态的摘要呈给他了，事实证明以往他一直浪费了大半的时间，因为几乎有3＼4的信件是向废纸篓报到的。 （五）排定时间表 某大石油公司的一个训练主管，为推销员设计了一个预估工业产品推销方法，他给每人一张表格，并建议他们在每周开始前将它填好。填表只要半个钟头，但在填完后每个人都找出访问客户的最佳途径，而且每个停留点上所该做的事，也都记在上面，再不会被遗忘掉了。把事情依其重要性列成表，从最重要的开始做，完成后，核对一下，再从表中册掉它。何时开始做记录表并不重要，重要的是你心中必须经常有时间表的观念。 这类表的说要作用是，你一次只能做一件事，如果一民两用，做东做酌，那你就已经消着落处理眼前事的能力。 （六）应付意外事件 火车、飞机、公共汽车、轮船等依时间表运行，但依然会有意外事件，同样的情形也可能发生在你身上，所以，为意外事件留时间，是很明智。某百货公司的经理，早计划在星期一举行大减价，而很不巧的，星期日恰好是该公司一年一度的员工野餐活动。当天艳阳高照，是个很难得的好日子，结果星期一早晨，1＼4的职员因阳光炙伤而请假，筹备已久的大减价就因而流产了。这就是未预留意处理外事件的时间的一个例子。 聪明人有三个预防此类事件发生的方法：第一每件计划都留有多余的预备时间。第二、努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三、另准备一套应变计划。 假使你为每件工作立下时间限制，你将发现，有三件事已民做成功了： （1） 迫使自己在规定时间内完成工作。 （2）对你自己能力有了信心。 （3）你已仔细分析过将做的事了，而把它们分解成若干意境单元，是正确迅速完成它们的必要步骤。 一旦拟定了目标，计划好时间表，剩下的关键就是快动手去做了。 （七）赢取时间的办法 1. 把该伏特的事，依重要性抚所排列，这件工作，你可以在周末，前一天晚上就安排妥当。套名俗话说：“豫则立、不豫则坏”凡事要把握先机。 2.每天早晨比规定时间早十五分钟或半个小时开始工作，这样，你非但立下好榜样，而且有时间在全天工作正式开始前，好好计划一下。 3.开始做一件工作前，应先准备好，把所有需要的资料、报告放在桌上，这样将免得你为寻找遗忘东西浪费时间。 4.利用电话、电报、信件和像口述机一类的装备，以节省时间。 5. 购买各种书籍、手册，及录求 客人问的服务，尽可能吸收及准备知识，这样可增进你处事能力，减少时间浪费。 6. 把最困难的事搁在工作效率最高的时候做，例行公事，应在精神较差的时候处理。 7. 养成将构想、概念、赁据及资料，存放在档案里的习惯，在会议、讨论或重要谈话之后，立即录下午点，这样，虽事过境迁，但仍会记忆犹新，因为没有比忘记履行诺言更的事了。 8. 训练速读：想想看，如果你的阅读速度增快2－3倍，那么行事效率该有多高？这并不难做到，书店及外界都有增进你这些能力的指导训练书籍。 9. 不让闲聊浪费你的时间，对于那些上班时间找你东拉西扯的人知道，你很愿意和他们谈天，但却应在下班以后。 10.利用空闲时间：它们应被用来处理例行工作的，假如那位访问者失约了，也不要呆坐在那里等下一位，你可以顺手找些工作来做。 11.充分发挥你手提箱的功用：把文件有条不紊的排好， 知道哪些东西在哪个位置上，这样谅可避免费是去找东西，更不会再有与人洽谈时，翻箱倒柜的事。 12. 琐事缠身时：务必果断地摆脱它们。尽快地把事做完，以便专心一致地处理较特殊或富创造性的工作。口述时，只述重点，其余就让秘书或助手来替你做，只要使他们知道你期待他们要做什么事就可以了。 13. 管制你的电话：电话虽然不可缺少，但如果完全被你太太或朋友占用了，那这工具岂非像一个被埋没掉的天才？还有，在拿起电话前，先准备好每件要用的东西，如纸、笔、姓名、号码及预定话题、资料等。 14. 该做的事都放在桌上，以免遗漏。 15. 晚上看报：除了业务上的需要外，尽可能在晚上看报，而将一日之计的宝贵光阴，用在读信、看文件或思考业务状况上，这样将可使你每天工作更加顺利。 16. 开会时间最好选择在午餐或下班以前，这样你将分发现这段时间，每个人都会很快地做成决定。 17. 当你遇到一个健谈的人来访，最好站着接待他，奇怪吗？这样他就会打开窗子说亮话，很快就道出来意了。 18. 将相关的工作列在一起，举例说，你应口述数小时，或该与属下连串的讨论，如此会使你较有概念。 19. 休息片刻，来杯咖啡、茶、冷钦，甚至只要在窗前伸个懒腰，就中够使你精神抖擞了。 20. 沉思：每天花片刻时间思索一下你的工作，可寻求出各种增进工作方法及满意的灵感，受益匪浅。